Roving Admin et Finance Manager, programme aide humanitaire en RDC Full Time

L’EPER emploi quelque 600 personnes à titre permanent. Le travail de l’organisation est porté par la vision d’un monde juste, dans lequel la paix règne, la dignité de tous les êtres humains est respectée et les moyens de subsistance naturels sont préservés. L’EPER est active dans 25 lieux en Suisse et dans 30 pays à travers le monde. Elle y mène plus de 380 programmes et projets, pour un montant total de CHF 138 millions. L’organisation travaille dans le cadre de référence de l’Agenda 2030 selon quatre thèmes prioritaires : « justice climatique », « droit à la terre et à l’alimentation », « asile et migration », « inclusion ». L’EPER fournit également une aide humanitaire aux victimes de catastrophes naturelles et de conflits armés. Elle vise une transition aux niveaux social, économique et politique. L’EPER contribue à améliorer les conditions de vie des personnes en Suisse et à l’étranger et revendique leurs droits. À cette fin, elle sensibilise et mobilise la société, les sphères politique et économique ainsi que les Églises. En 2023, le travail de l’EPER a bénéficié à environ 16 millions de personnes.

Dans la fonction “Roving Admin et Finance Manager, vous gérez et organisez le département administratif, RH et financier de la délégation et des bases du Nord-Kivu et Sud-Kivu (administration, comptabilité, gestion financière) en étroite collaboration avec le représentant national et le siège. Vous êtes l’interface directe entre la délégation et le siège et les partenaires financiers sur le terrain en ce qui concerne les rapports financiers.

En qualité de représentant de la Fondation, vous rendez compte au représentant national et assurez la supervision et le suivi des projets multi-bases, multi-sponsors et/ou multi-partenaires. Vous êtes responsable de la mise en œuvre de la stratégie ainsi que du développement et de la coordination managériale des équipes administratives, RH et financières placées sous votre responsabilité.

Vous êtes capable de prendre des décisions et des mesures indépendantes dans votre domaine d’activité et soutenez et validez la qualité du travail effectué par les équipes au regard du mandat et des engagements de l’EPER et des standards internationaux.

Nous cherchons donc un/une

Roving Admin et Finance Manager, programme aide humanitaire en RDC

Vos principales responsabilités :

Gèrer les ressources financières du programme :

• Assurer la diffusion, le respect et le suivi des procédures de l’EPER
• Définir et élaborer les propositions budgétaires
• Assurer le suivi financier global du programme (par Finance Management Tool)
• Garantir une comptabilité de qualité
• Contrôler la qualité de la gestion des liquidités entre le siège et les bases, en accord avec les considérations de sécurité et les besoins du programme
• Assurer le respect des règles financières dans la gestion des principaux partenariats du programme
• S’assurer que chaque titulaire de budget a reçu une formation adéquate pour gérer son budget et codifier correctement les dépenses.
• Gérer et faciliter les audits externes, le contrôle interne et la prévention des fraudes.

Activités spécifiques aux donateurs institutionnels :

• Assurer la diffusion, le respect et le suivi des procédures des bailleurs de fonds
• Diriger la production des prévisions budgétaires, la mise en œuvre et le suivi du budget et des rapports du programme.
• Produire des informations financières correctes et opportunes pour compléter les propositions et les rapports financiers.
• Faciliter l’établissement de la stratégie du pays en mettant à disposition les informations et les analyses financières.

Mettre en œuvre la stratégie du programme en matière de ressources humaines (politiques salariales, sociales et de formation) et assurer la mise en œuvre des processus de ressources humaines :

• Définir la politique des ressources humaines, y compris les aspects salariaux, sociaux et de formation.
• Définir et mettre en œuvre les processus RH correspondants
• Gérer les processus de recrutement et d’évaluation du personnel national Participer à l’accueil et au briefing administratif du personnel expatrié
• Veiller au respect des politiques de ressources humaines
• Assurer la gestion administrative du personnel du programme
• Assurer la gestion des évacuations médicales du personnel expatrié et la gestion des accidents et incidents graves.

Gérer l’équipe administrative du programme :

• Superviser et diriger l’équipe des finances et des ressources humaines, fixer des objectifs et procéder à l’évaluation des subordonnés directs.
• Organiser et animer des réunions d’information et de coordination
• Gérer les contrats des subordonnés directs (congés, fin de période d’essai, etc.) ; le cas échéant, co-valider
• Procédures disciplinaires avec le représentant du pays
• Superviser l’évolution de carrière de l’équipe : définir les besoins de formation et fournir des conseils en matière de développement professionnel.
• Offrir un soutien technique aux directeurs financiers dans les bases, au jour le jour et par des visites sur le terrain.

Garantir le respect du cadre administratif et juridique du programme :

• Garantir le bon archivage et la sécurité des documents de l’organisation (papier et numérique)
• Assurer le respect des exigences légales (RH, administratives, financières, etc.), en faisant appel à l’expertise locale si nécessaire (avocats, inspecteurs du travail, etc.)
• Assurer une veille sur les groupes d’ONG, participer à l’activité des réseaux sur les aspects juridiques et RH
• Assurer le suivi des contrats de partenariat et veiller à ce qu’ils soient conformes aux règles internes et aux obligations des donateurs.

Vos atouts et compétences :

Formation et expérience :

• Diplôme professionnel ou universitaire en comptabilité, administration des affaires, économie ou audit.
• Expérience dans des situation d’urgence et des contextes sécuritaires tendus
• Expérience d’au moins 3 ans à un poste de gestion similaire

Connaissances spécialisées supplémentaires exigées:

• Bonnes connaissances du Pack Office (Word et Excel en particulier)
• Connaissances de Kobo est un avantage
• Connaissance des principaux bailleurs humanitaires, spécifiquement USAID-BHA, ECHO et des Nations Unies
• Connaissance de SAGA

Compétences personnelles / exigences psycho-sociales:

• Excellente capacité d’organisation et de planification, et respect des délais
• Forte capacité d’analyse et de proposition
• Rigueur, fiabilité, sérieux et pragmatisme
• Très bonnes compétences en gestion d’équipe et en communication, sens de la diplomatie et de la négociation, capacité d‘écoute
• Excellentes capacités pédadgogiques et de renforcement des compétences des équipes
• Très bonne capacité à travailler sous stress en général et dans des situations d’urgence en particulier (résistance)
• Capacité à travailler avec différents partenaires avec ouverture d’esprit et une communication adaptée

Nous vous offrons :

• Un poste intéressant et stimulant dans un environnement international dynamique
• Un package salarial compétitif
• Lieu de travail : Goma avec des regulières visites de terrain
• Paquet d’assurances
• Logement fourni par l’EPER
• Un contrat de 6 mois renouvelable
• Date de début : dès que possible ou après accord

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