RESPONSABLE DE LA CONFORMITE BASE EN RDC ET EN RCA Full Time NEW

OBJECTIF PRINCIPAL

Superviser et améliorer les procédures de contrôle dans la mission dans tous les domaines (finances, approvisionnement, médical/pharmaceutique, RH) à l’aide d’outils pertinents tels que des listes de con-trôle et des analyses de risques et, dans certains cas, réaliser des audits internes au niveau des projets et des capitaux, conformément aux protocoles, normes et procédures de MSF afin d’éviter toute mau-vaise gestion et de garantir l’utilisation correcte des ressources de MSF.

RESPONSABILITES

• Définir et/ou mettre en œuvre des mécanismes, des procédures et des outils de conformité dans tous les départe-ments et tous les sites de la mission, y compris des listes de contrôle standard. En étroite collaboration avec le chef de mission et le référent de la cellule/le responsable GRC et de la protection des données du siège, se tenir informé des dernières évolutions en matière de contrôle interne et proposer des améliorations qui pourront ensuite être partagées avec d’autres missions.
• Veiller à ce que la politique de lutte contre la fraude et les directives en matière de lutte contre la fraude et la corruption soient adoptées dans les missions.
• Informer et former tous les employés concernés sur les outils et procédures de conformité et veiller à ce que les sys-tèmes de contrôle soient respectés par tout le personnel concerné, avec une collecte de données de qualité et en temps opportun.
• Soutenir les coordinateurs chargés de l’approvisionnement (domaines médicaux et non médicaux) dans la mise en œuvre de la politique d’approvisionnement.
• Discuter avec les coordinateurs du niveau de risque dans leur domaine et collaborer à l’évaluation/au suivi mensuel des risques, en présentant les résultats au CMT sur une base mensuelle.
• Identifier, évaluer et recommander des mesures visant à prévenir les pertes afin de réduire les risques financiers. Alerter le chef de mission et le CMT, les coordinateurs concernés et le référent Cell Fin en cas de suspicion d’utilisation abusive des ressources et des biens ou de toute augmentation significative du risque.
• En cas d’utilisation abusive des biens, coordonner et rédiger un rapport d’incident sur l’enquête. Jouer un rôle consul-tatif dans son suivi et sur les éventuelles mesures disciplinaires. Proposer et mettre en œuvre le suivi des mesures correctives en collaboration avec les superviseurs concernés.

RESPONSABILITES SPECIFIQUES AU CONTEXTE

Les missions MSF OCBA en RDC et en RCA sont des missions établies de longue date qui gèrent un nombre important de ressources.

Les défis liés au contrôle et à la gestion appropriée d’un volume aussi important de ressources, dans ces contextes économiques fragiles, sont de plus en plus importants.

Le poste de responsable en matière de conformité vise à aider les missions à améliorer la gestion des ressources et les mécanismes de contrôle interne (procédures et processus) afin de réduire les risques de corruption.

Avec le soutien et l’intégration des audits précédents, le référent régional en matière de conformité adopte une approche fondée sur les risques pour évaluer les faiblesses dans la gestion des ressources et, en collaboration avec les équipes de projet et de coordination des missions en RCA et en RDC, élabore des solutions visant à améliorer la gestion et le contrôle de nos ressources.

Le profil :

• Proposer des solutions adéquates, adaptées à chaque contexte, et assurer le suivi de leur mise en œuvre et de leur efficacité.
• Adapte en permanence les solutions proposées afin de maintenir leur efficacité et leur efficience.
• En étroite collaboration avec la cellule et le CMT des deux missions, définit et établit les priorités et fournit tous les rapports pertinents.
• En étroite collaboration avec les coordinateurs des différents départements (finances, RH, approvisionnement, gestion des stocks et de la pharmacie, gestion des actifs), détermine les plans d’action et les outils – ou met à jour ceux qui existent déjà – qui peuvent être suivis par l’équipe de direction tout au long de l’année.
• Assister à distance l’équipe de direction dans l’utilisation des outils et la mise en œuvre du plan d’action convenu.
• Améliorer la qualité et l’efficacité globales de la gestion des ressources dans les missions grâce à l’amélioration des processus et des contrôles, et réduire ainsi les inefficacités et les pertes (involontaires) de ressources et d’actifs.
• Renforcer la fiabilité et l’intégrité des processus de reporting et garantir le respect des lois, réglementations, politiques, procédures et contrats.
• Équilibrer efficacement les risques et les contrôles : pour atteindre un équilibre optimal, les contrôles des processus doivent être pragmatiques et simples et traiter de manière adéquate l’exposition aux risques.
• Réaliser des analyses et des audits des processus, à l’aide de diverses techniques d’audit telles que des entretiens, des enquêtes, des observations physiques, des corroborations, des comparaisons intersectorielles, etc., et avec le soutien d’outils pertinents tels que des listes de contrôle et des analyses de risques, afin d’évaluer et d’identifier les lacunes, les faiblesses et les risques dans les processus, les contrôles et les procédures.
• Signaler régulièrement les observations et conclusions critiques, sur la base d’analyses et d’évaluations des données et des processus, y compris les lacunes, les erreurs de gestion et les risques observés dans les procédures et les contrôles. Proposer des recommandations générales et aider à mener des enquêtes si nécessaire.
• Aider les départements et, si nécessaire, collaborer avec les référents techniques du siège social pour formaliser et mettre en œuvre les améliorations, et contrôler et évaluer leur efficacité.
• En étroite collaboration avec chaque membre de l’équipe de gestion de la conformité et la cellule, signale les domaines susceptibles d’être améliorés qui ont été observés lors de l’analyse, y compris ceux liés à la composition de l’équipe, aux descriptions de poste et à la répartition des tâches ; suggère des réorganisations ; aide à l’analyse et au diagnostic nécessaires du service concerné.

EXIGENCES DU POSTE

Formation

• Diplôme en économie/finance/administration des affaires/comptabilité ou dans le domaine de la chaîne d’approvisionnement et de la gestion
• Au moins deux ans d’expérience en gestion de projet (y compris la définition, la planification et le contrôle budgétaire) sont indispensables.

Expérience

• Une expérience préalable avec MSF est fortement souhaitable, une expérience dans d’autres ONG est souhaitable.
• Une expérience préalable sur le terrain en tant que membre du personnel mobile international est souhaitable.

Langues

• Niveau C1 en français et en anglais indispensable, le swahili ou le sango sont un atout.

Connaissances

• Maîtrise indispensable de l’informatique (Word, Excel, ERP et Internet)

CONDITIONS

• 50 % en RDC et 50 % en RCA (durée à déterminer avec la mission et la siège, environ 3 mois dans chaque pays, 2 visites dans chaque pays par an)
• Contrat international.
• Salaire : IRFFG L11 et selon la politique de rémunération de MSF.
• Poste à temps plein.
• Durée du contrat : 12 mois.
• Date de début : dès que possible.

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