Coordinateur.trice Logistique, RDC (f/h/x) Full Time NEW

QUI SOMMES NOUS ?

Médecins du Monde est une ONG internationale de développement médical faisant partie d’un réseau international. Nous fournissons une assistance médicale aux groupes vulnérables, en Belgique et dans le reste du monde. Nous voulons une couverture universelle de santé où chaque personne a accès aux soins, sans obstacles.

En Belgique et dans le monde, nos projets se destinent à toutes les personnes qui n’ont pas ou plus d’accès aux soins de santé. En particulier, ils se structurent en cinq axes : les personnes en marge de la société, les enfants en situation de vulnérabilité, les femmes, les personnes migrantes ou déplacées et les victimes de crises ou de conflits.

Pour mener à bien notre mission, nous nous basons sur trois piliers :

• Soigner : donner un réel accès aux soins aux populations.
• Changer: plus qu’aider, nous voulons changer les choses à long terme.
• Témoigner : nous ne restons pas silencieux. Grâce à notre expérience et notre présence sur le terrain, nous interpellons les pouvoirs (locaux, régionaux et (inter)nationaux) avec des faits, des chiffres et des réalités.

Nos projets suivent une série de valeurs communes à toute notre organisation : Justice sociale, Empowerment, Indépendance, Engagement, Equilibre.

CONTEXTE

Médecins du Monde est en République Démocratique du Congo (RDC) depuis 2002.

Aujourd’hui, Médecins du Monde met en oeuvre des projets de développement et humanitaires dans la province du Sud-Kivu pour contribuer à assurer l’accès à la santé pour les populations les plus vulnérables, notamment en situation de conflit armé. Pour cela, nos équipes travaillent main dans la main avec les autorités sanitaires, la société civile et les communautés sous une approche de Nexus et de localisation.

Dans les conditions de crise humanitaires actuelles en RDC, les équipes de Médecins du Monde font un focus particulier sur l’accès aux services de santé de qualité des personnes déplacées internes, des femmes, des enfants et des survivant.e.s des violences basées sur le genre, notamment sexuelles, dans des zones comme Bukavu, Uvira, Lemera, Les Hauts Plateaux de Fizi et Kalehe.

Médecins du Monde Belgique intervient également au Burundi depuis février 2025 en appui à des associations locales. En fonction de l’évolution du contexte, si les opérations continuent dans les prochains mois, ce poste de coordinateur.trice RH RDC pourrait être amené à prendre une dimension régionale et à superviser également le volet administratif et RH de Médecins du Monde au Burundi.

L’ESSENTIEL

Sous la supervision hiérarchique du Coordinateur Général (CG) et fonctionnelle du Référent Logistique Missions Internationales, vous êtes responsable de la gestion logistique de la mission MdM-Be en RDC.

Vous définissez et mettez en œuvre des stratégies d’approvisionnement et de logistique techniques et à l’appui sur le terrain. Vous assurez la pertinence et la cohérence des programmes de logistique et approvisionnement, l’adéquation des moyens fournis et le respect scrupuleux des normes, des protocoles, et procédures MdM-BE afin de faciliter l’établissement de la mission dans des conditions de travail parfaites et d’optimiser l’influence des projets médicaux.

TACHES ET RESPONSABILITÉS

En tant que responsable d’équipe, vous coordonnez le travail et les tâches des différents collaborateurs afin de garantir un cadre de travail optimal en fonction des moyens et priorités de la mission.

Exemples de tâches :

• S’assurer que les procédures administratives RH (absences, congés…) sont respectées par les membres de l’équipe
• Identifier les besoins en ressources humaines, superviser lerecrutement, créer/réviser les descriptions de tâches et faciliter l’introduction de nouveaux membres de l’équipe
• Encadrer les membres de son équipe, élaborer les plans d’action annuels, fixer les objectifs individuels, effectuer les évaluations, organiser les back-ups en cas de congé, absence, en collaboration avec le département RH prendre les mesures disciplinaires
• Identifier les besoins de formation (coaching, formation continue, conférences…) des membres de l’équipe
• Former les membres du personnel concernés aux outils et procédures logistiques en place
• Développer et animer des formations en gestion logistique et/ou sur des sujets spécifiques afin d’augmenter les capacités et les connaissances des membres de l’équipe MdM-BE
• Garantir le classement, l’archivage de la documentation, et la sécurité des données produites par l’équipe logistique en RDC
• Organiser et superviser les réunions du service

En tant que membre de l’équipe de Coordination, vous représentez l’organisation auprès des organismes externes, analyser, communiquer et apporter les améliorations nécessaires afin de permettre le déroulement optimal des processus logistiques sur la mission.

Exemples de tâches :

• Agir en tant que point de contact avec le(s) référent(s) technique(s) du siège
• Participer avec l’équipe de coordination pays à la réflexion sur l’évolution de la mission, et à la programmation de nouveaux projets et/ou réorientation (cycle de projet, plans d’actions annuels, stratégie d’intervention pays)
• Rédiger des rapports réguliers sur ses activités
• Participer à la rédaction des parties techniques par métier des demandes de financement, des rapports bailleurs intermédiaires et finaux, MoU, convention de partenariats
• Participer aux réunions inter-log/sécurité avec les autres ONG
• Participer à l’analyse des suivis budgétaires mensuels, et à l’identification des écarts et proposer des ajustements au service financier
• Effectuer les briefings et débriefings par “métier” pour tout nouveau membre du personnel et visiteur

En tant que coordinateur.trice logistique :

• Appui logistique aux programmes
  • Superviser les achats et les approvisionnements logistiques, médicaux et programmatiques pour le fonctionnement et les activités MdM-Be
  • Assurer la réponse logistique des activités de MdM-BE en fonction des besoins (maintenance, entretien du matériel logistique, travaux de construction/réhabilitation identifiés, sécurité des lieux, etc.)
• Gestion de la chaîne d’approvisionnement
  • Appliquer et veiller au respect des procédures d’achats MdM-Be et des règles de marché public belge
  • Veiller au respect des règles et procédures bailleurs
  • Assurer la transparence du processus supply (AMI, accords-cadres, TCO, etc.)
  • Élaboration et mise à jour du plan d’achat annuel de la mission ainsi que du calendrier de commandes médicales, identifier les marchés cibles
  • S’assurer de la bonne constitution et archivage des dossiers d’achat (physique et numérique), s’assurer de la bonne utilisation des outils de suivi (registre des achats, registre des contrats, liste des fournisseurs, screening des fournisseurs, etc.)
  • Participe aux achats internationaux gérés par l’équipe logistique du siège
  • Gérer l’importation et le dédouanement des commandes internationales médicales et non-médicales à destination de la RDC
  • Participer à d’éventuelles négociations avec le Ministère du Plan et les autres agences gouvernementales (sur les questions douanières par exemple)
• Gestion des stocks et équipements
  • Appliquer et veiller au respect des procédures de gestions des stocks logistiques et des équipements MdM-Be : entreposage,inventaire, suivi in/out et affectation, sécurisation, certificats, mise à jour du tableau de suivi des équipements, etc.
  • Assurer la traçabilité des envois (internationaux et nationaux) via l’archivage physique et numérique des freight manifest et des packing list,
• Gestion du parc motorisé (GPM)
  • Appliquer et veiller au respect des procédures GPM de MdM-Be
  • Coordonner l’entretien, le suivi et les réparations du parc motorisé
  • Superviser et valider les plannings des chauffeurs et les mouvements hebdomadaires
  • Effectuer des contrôles et s’assurer de la bonne tenue des outils de suivi des consommations carburants et du suivi des entretiens
  • Gérer l’achat et/ou la location de véhicules additionnels si besoin
  • Recruter et former les chauffeurs aux règles de conduite MdM-Be
• Gestion des locaux
  • S’assurer de la sûreté et de la sécurité des bâtiments MdM-Be (gardiens existants et formés, moyens de communication, électricité, incendie, plan d’évacuation, malle hibernation etc.)
  • Assurer le suivi des commandes et des contrats fournisseurs, pour les achats, maintenance et réparations régulières des bases vie/bureau (équipements, moyens de communication, énergie
    etc.)
• Sécurité et Assurances
  • Appuyer le CG dans la mise à jour annuelle du Guide Sécurité et dans la veille sécuritaire de la mission
  • Veiller à l’implémentation des règles sécuritaires en place pour le staff international comme national
  • En back-up, effectuer les briefings sécu pour tout nouveau staff et visiteur (national ou expatrié)
  • Veiller à une couverture assurantielle optimale en lien avec les bâtiments, équipements et véhicules

VOTRE PROFIL

Formation et expérience

• Diplôme universitaire en sciences économiques, gestion, logistique ou expérience équivalente dans une ONG
• Minimum 3 à 5 ans d’expérience dans une fonction similaire, de coordination logistique de mission ou de logistique projet
• Expérience en contexte d’urgence
• Expérience en gestion d’équipe

Compétences spécifiques

• Bonne connaissance des principaux bailleurs de fonds (ex. ECHO, DGD, BHA, etc.)
• Parfaite maîtrise du Français et bonne connaissance de l’anglais
• Parfaite maîtrise du pack Microsoft Office, SharePoint, Power BI, etc.
• Connaissance des politiques et procédures de base pour la gestion logistique d’une mission
• Qualités d’analyse, de synthèse, et organisationnelles démontrées
• Rigueur et moralité, diplomatie, esprit d’équipe, flexibilité, bonne gestion du stress, leadership

NOUS OFFRONS

• Contrat à durée déterminée (CDD) 12 mois (renouvelable sous réserve de financements)
• Un cadre de travail dynamique et international avec un soutien rapproché depuis le siège de MdM-BE à Bruxelles ;
• Conditions salariales :
  • Rémunération brute : 3.293,09€ brut/mois pour 5 ans d’expérience ; 3.461,07€ brut/mois pour 10 ans d’expérience ; expérience pertinente reconnue
  • Perdiem : 651 €/mois
  • Excellente couverture assurantielle : santé, rapatriement, prévoyance
  • Cotisation à un mécanisme de retraite ou paiement de l’équivalent de 421,95€ supplémentaire par mois
• Prise de poste : dès que possible
• Lieu de mission : Bukavu

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