COORDINATEUR/COORDINATRICE APPROVISIONNEMENT (CONTRAT TEMPORAIRE BASÉ AU TCHAD) Full Time

CONTEXTE GÉNÉRAL
Médecins Sans Frontières est une organisation médico-humanitaire internationale indépendante, qui porte assistance aux populations en détresse, aux victimes de catastrophes naturelles ou d’origine humaine et aux victimes de conflits armés, sans discrimination et sans distinction de race, de religion, de croyance ou d’appartenance politique.

BUT PRINCIPAL
Concevoir et garantir la mise en œuvre d’une chaîne d’approvisionnement réactive, agile et efficace qui a la capacité de répondre aux besoins changeants des opérations médicales et de livrer les bons produits, de qualité, à temps, au bon endroit. Définition de standards, politiques et stratégies selon les protocoles MSF, afin de permettre le développement de la mission et d’optimiser l’impact des projets médicaux.

RESPONSIBILITÉS

• Participer activement à la définition et au suivi de la planification annuelle du projet et des budgets
• Participer activement à la définition de la stratégie d’intervention d’urgence en termes d’approvisionnement (mise en place RH, stratégie achats, procédures simplifiées…), et traduire les besoins identifiés en objectifs, priorités et ressources nécessaires à l’intervention
• Responsable de la définition, de la mise en œuvre et de la révision de la stratégie d’approvisionnement de la mission avec l’équipe de coordination en fonction du contexte de la mission et des besoins opérationnels, conformément aux protocoles, politiques et directives de MSF
• Responsable du suivi de la mise en œuvre efficace des procédures globales d’approvisionnement (planification de la demande, achats, importations et exportations, entreposage, distribution et activités transversales) et de l’utilisation d’outils pour soutenir les différentes activités d’approvisionnement, en proposant des ajustements en cas de besoin
• Responsable d’anticiper les risques liés à la chaîne d’approvisionnement, définir un plan d’action pour atténuer ces risques et le mettre en œuvre à travers une stratégie à long terme impliquant des spécialistes (finance, juridique…)
• Responsable de la stabilité des activités d’approvisionnement dans le cadre des interventions régulières et d’urgence des projets concernés
• Responsable d’effectuer une évaluation régulière de la chaîne d’approvisionnement (y compris une visite sur le terrain), en s’assurant qu’un soutien permanent aux acteurs de l’approvisionnement direct et indirect est disponible et en définissant les ajustements si nécessaire.
• Responsable final de la validation de l’utilisation des tiers liés à l’approvisionnement (fournisseurs, sociétés de transport, transitaires, etc.) avec les référents techniques le cas échéant
• Représenter MSF lors de réunions avec les autorités et d’autres ON
• Agir en tant que point focal pour la définition, la planification et la mise en œuvre des projets d’intersection (mutualisation, intégration, fusion) et assurer la communication avec les différentes parties prenantes et Participer à la rédaction / révision du MoU / SLA de la mission.
• Responsable de la bonne application des politiques RH et des processus associés (recrutement, formation, briefing / débriefing, répartition des tâches, évaluation, potentiel, détection, développement du personnel et communication interne) afin d’assurer à la fois le dimensionnement et le niveau de connaissances requises pour les activités dont il / elle est responsable.
• Responsable du bon flux de communication au sein de la mission (équipes d’approvisionnement, dpts Op, Med et support) et avec les parties prenantes externes (fournisseurs, CES, autorités…)
• Analyser les activités de la chaîne d’approvisionnement à travers le reporting et les KPI tout en communiquant et en collaborant de manière proactive avec les principales parties prenantes et en proposant des actions correctives et préventives
• Responsable global de la qualité et de l’exactitude des données liées à la chaîne d’approvisionnement ainsi que de la disponibilité et de l’optimisation des guidelines de la chaîne d’approvisionnement et des SOP de la mission.

Responsabilités Spécifiques à la Section MSF / Contexte

• ‘Un’ département d’approvisionnement qui fournit service à 2 missions :
  • Tchad, une mission régulière, gérée par CO3 avec coordination basé à Ndjamena avec 1 projet,Metché
  • Darfour, une mission d’urgence, gérée par EU avec coordination basé à Adré (Tchad) mais 2 projets dans la zone de Darfour (Soudan), Rokero et Zalingei
• Les grands défis des deux missions:
  • soutenir 2 missions avec des procédures différentes et formaliser les procédures et process,
  • logiciel pas bien implémenté (données incomplètes),
  • une base intermédiaire,
  • défis d’accès,
  • changement de règles d’importation,
  • stabiliser la structure RH et formation de l’équipe
  • améliorer les achats locaux à travers une évaluation du marché actualisée
• Set up stockage:
  • Tchad :
    • Ndjamena : entrepôt log et med (pharmacie centrale pour le Tchad et Darfour + EPP)
    • Adré: log et med stock transit
    • Metché: projet pharmacie et stock logistique
  • Darfour Rockero et Zalengei: chacun une pharmacie et stock logistique
• Set up RH supply:
  • Tchad, Njamena (6): 1 SupplyCo, 1 Supply manager, 1 Purchaser, 1 Transport et Customs Officer, 1 Supply Officer, 1 Storekeeper
  • Tchad, Adré (4): 1 Supply Manager, 1 Supply Officer, 1 Purchaser, 1 Storekeeper
    Tchad, Metché (3): 1 Supply Superviseur, 1 Purchaser, 1 Storekeeper + supply team in Darfour (Zalingei and Rockero): each 1 Supply Superviseur, 1 Purchaser, 1 Storekeeper

CRITÈRES DE SÉLÉCTIONS
Diplôme et experience :

• Diplôme indispensable avec spécialisation en logistique/ chaîne d’approvisionnement
• Une expérience professionnelle indispensable d’au moins deux ans dans des emplois pertinents et une expérience humanitaire antérieure chez MSF ou d’autres ONG dans des pays en développement.
• Compréhension avérée et souhaitable de la logistique de terrain MSF (connaissance générale des équipements et kits MSF en fonction de la nature du projet).
• Langues de base de la mission indispensable (Français pour Tchad et Anglais pour Darfour), langue locale préférée
• Connaissances en informatique

CONDITIONS

• Début du contrat : dès que possible.
• Poste basé à Ndjamena avec visites aux projets d’Adré, Metché et au Darfour (Rockero et Zalingei)
• Contrat terrain – Temps plein – 3 à 6 mois
• Poste de niveau 13 de la grille internationale IRFFG MSF-OCBA

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