Assistant de soutien aux entreprises et de partage d’informations  – (SS5)

Unités:  RBD – RB BPU & Unité de nutrition
Période:  5 mois (à partir d’octobre 2020)

Date de fin de publication:  19.10.2020

Contexte:
Les unités du budget, de la programmation et de la nutrition au niveau des bureaux régionaux ont fait l’objet d’importants efforts de restructuration depuis
le début de 2020 pour améliorer l’efficience et l’efficacité des fonctions consultatives du BPU et de la nutrition
dans le soutien fourni aux bureaux de pays par le biais d’un portefeuille plus intégré. approche basée sur
une collaboration transversale plus forte et plus systématique et sur le partage d’informations.
Les changements introduits ont montré la nécessité de renforcer, d’ajuster, de réorganiser et de rationaliser les principaux
processus de travail relatifs à la collecte de données, au partage d’informations, à la collecte globale des données, à la présentation et à l’établissement de rapports.
collaboration avec d’autres unités clés de RBD ainsi que dans le soutien au bureau de pays conformément aux
processus globaux de planification institutionnelle.
En ce qui concerne BPU: Avec l’urgence organisationnelle en cours liée au COVID-19, la nécessité de renforcer davantage
la planification et l’organisation du travail interne pour une compilation efficace des données, le partage d’informations et la
mesure du rendement est devenue évidente; en outre, l’élaboration de modèles standard, des
recommandations bien documentées et enregistrées et l’enregistrement des meilleures pratiques est également devenu essentiel. Avec l’
augmentation de la charge de travail causée par l’urgence de l’entreprise COVID 19, coïncidant avec une capacité de personnel fragile
résultant d’absences / abandons répétés du personnel, la dotation en personnel de l’unité pour soutenir l’examen et l’évaluation des
ajustements introduits et les besoins de soutien supplémentaires au bureau de pays à venir doivent être renforcés au cours des prochains mois.
Le support nécessaire ne nécessite pas d’assistant à plein temps.
En ce qui concerne l’Unité Nutrition: Avec la contribution possible de DEVCO à la “ nutrition ” dans la région, plusieurs
documents (SOP à CO) doivent être préparés et des réunions doivent être organisées (entre les unités techniques RBD impliquées, avec les
CO, ..) afin mettre en place un mécanisme de coordination efficace au sein de la RBD mais aussi au niveau du CO. En
outre, cette phase préparatoire comprendra également le recrutement de consultants. Cela vient avec une série de
démarches administratives (émission, AV, suivi du recrutement, réservation des billets, hôtels, etc.,
réception du matériel informatique, accueil des consultants, etc.). Le soutien nécessaire n’est actuellement pas disponible pour l’
unité de nutrition et ne nécessite pas d’assistant à plein temps.
Par conséquent, les unités BP et Nutrition cherchent à recruter conjointement un assistant de soutien aux entreprises et de planification pour
une période initiale de 5 mois. Le travail d’appui aux 2 unités sera organisé conjointement entre les 2 chefs d’
unité et l’assistant sur une base hebdomadaire.

RESPONSABILITÉS CLÉS  (ni exhaustives, ni exhaustives):
1. Soutenir les processus administratifs et transversaux des unités BPU et Nutrition pour l’exécution en temps opportun des
délais et la production des documents et notes finaux, y compris la tenue de registres tels que le NFR des réunions et
le soutien administratif pour personnel (et consultants.)
2. Soutenir le suivi et les revues du plan de travail des deux unités, y compris la rédaction de procès-verbaux / points d’action et le
suivi des indicateurs de performance clés (gestion des performances).
3. Fournir un soutien aux efforts globaux de mesure du rendement des unités pour évaluer les besoins et éclairer les
améliorations / améliorations des processus et la diffusion des leçons apprises afin de soutenir un meilleur soutien du bureau de pays et
collaboration fonctionnelle par le biais d’enquêtes sur la satisfaction des clients / parties prenantes
4. Soutenir les exigences de planification du travail et les efforts des unités par un examen, une réorganisation et une rationalisation
des référentiels de données pour un partage efficace des informations
5. Soutenir la préparation de plans et rapports périodiques / ad hoc et des présentations pour des examens ultérieurs, afin de garantir la
fourniture d’informations précises et conviviales aux parties prenantes internes et externes et de faciliter le
partage d’informations, les consultations, la prise de décision et les conseils
6. Maintenir la communication avec les principales parties prenantes de l’unité (CO et collègues RB) pour consolidation des données et
efforts transversaux , en particulier autour de l’urgence COVID 19 et DEVCO, pour assurer l’exactitude, la cohérence et
tenue de registres et des données collectées / préparées
7. Extraire, compiler et formater les données des systèmes et formats d’entreprise dans les délais fixés, pour
permettre un accès facile aux informations et soutenir l’analyse.

AUTRES EXIGENCES POSTALES  (détails à déterminer par les Post Managers):
 Préparer et coordonner une enquête d’assurance qualité et de satisfaction client pour l’unité BPU avant fin 2020.

COMPÉTENCES ET COMPÉTENCES:
 Orientation client
 Compétences analytiques de base couplées à la connaissance des outils de tabulation et de présentation (EXCEL, POWERPOINT,
WORD) et des enquêtes
 Apprentissage rapide et assimilation de nouveaux systèmes et outils
 Travail d’équipe
 Organisation et planification
 Compétences de consolidation et de présentation
 Compétences en lecture et en écriture en anglais et en français essentielles pour assurer un soutien efficace aux
initiatives d’ évaluation des performances
 Une expérience de l’organisation globale / du suivi des tâches et de la planification budgétaire sera considérée comme un PLUS
 Une expérience antérieure en interne, y compris l’utilisation des systèmes et processus de l’entreprise, sera un avantage
pour accélérer le processus d’intégration et rendre le personnel pleinement opérationnel en une courte période d’apprentissage.

QUALIFICATIONS ACADÉMIQUES MINIMALES STANDARD
 Diplôme d’études secondaires.
 Un certificat d’études postsecondaires dans le domaine fonctionnel connexe est hautement souhaitable (p. Ex. Administration des affaires,
gestion de projet , finances et comptabilité).