Finance and Administration Director Full Time NEW

Pact seeks a Finance and Administration Director (FAD) for the anticipated USAID-funded Strengthening Primary and Community Health Care Activity in Cote d’Ivoire. This Activity is expected to support an integrated package of health services and health promotion, including (but not limited to) MCH, FP, malaria, and global health security at the facility and community levels in selected districts. This position is contingent upon award; it is anticipated to be based in Abidjan with frequent travel to regional and/or district offices.

Reporting to the Chief of Party, the Finance and Administration Director is accountable for overall country office and project financial and administrative operations. This position has oversight of project finance and accounting functions; internal control systems and procedures; and forecasting and realigning project budgets as well as office administration, procurement, and IT support services. The FAD is responsible for training and mentoring staff on policies and procedures, donor regulations, new

systems, and financial best practices, as well as working closely with the country office staff and head office in DC personnel to ensure compliance with all donor regulations and effective and proactive management.

*****All CVs must be submitted in English*

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Pact recherche un Directeur Administratif et Financier (DAF) pour l’activité de renforcement des soins de santé primaires et communautaires en Côte d’Ivoire, financée par l’USAID. Cette activité devrait soutenir un ensemble intégré de services de santé et de promotion de la santé, y compris (mais sans s’y limiter) la santé maternelle et infantile, la planification familiale, le paludisme et la sécurité sanitaire mondiale au niveau des établissements et des communautés dans les districts sélectionnés. Ce poste est subordonné à l’attribution de la subvention ; il devrait être basé à Abidjan avec des déplacements fréquents vers les bureaux régionaux et/ou de district.

Sous la responsabilité du chef du projet, le directeur des finances et de l’administration (DAF) est responsable pour le bureau national et les opérations financières et administratives du projet. Le titulaire de ce poste supervise les opérations financières et administratives du projet. Les fonctions financières et comptables, les systèmes et procédures de contrôle interne, ainsi que les prévisions et la gestion des risques. Le réalignement des budgets des projets ainsi que des services d’administration de bureau, d’approvisionnement et de soutien informatique. Le DAF est responsable de la formation et de l’encadrement du personnel en ce qui concerne les politiques et les procédures, les réglementations des donateurs, les nouvelles technologies de l’information et de la communication (TIC) et les meilleures pratiques financières, ainsi que de travailler en étroite collaboration avec le personnel du bureau national et le bureau à Washington pour garantir le respect de toutes les réglementations des bailleurs de fonds et l’efficacité de la gestion.

*Toutes CVs doivent être soumis en Anglais*

Key Responsibilities

Financial Management

• Manage all aspects of office and grants finance and accounting functions.
• Manage all country or project finances to ensure effective use of resources in order to achieve program objectives in compliance with all donor requirements.
• Ensure financial monitoring systems provide timely and relevant reports to Pact staff, including analysis and tracking of grant commitments (i.e. cash advances), obligations, awards and liquidations, to support efficient accountable implementation.
• Design and implement policies, systems, and procedures in compliance with Pact standards, ensuring effective internal controls and minimizing risks for Pact.
• Ensure that corrective action plans approved by the DC head office in response to external or internal audits and other monitoring reviews are implemented as planned and scheduled.
• Oversee cash flow forecasting and needs on a monthly basis.
• Help prepare and monitor local budgets for existing projects, and prepare accurate cost estimates and budgets for new proposals.
• Mentor and train staff to ensure they have the appropriate skill levels for their positions and are developing to their full capacity.
• Conduct training/orientation for other personnel as needed on efficient, effective financial and internal control systems, budget analysis, policy and procedure awareness, and compliance.
• Ensure financial records organization, retention, and security.

Administrative Management

• Ensure administration, procurement and property management policies and procedures are in line with best practices and compliant with Pact global policies.
• Oversees management of all office premises, travel, and transportation.
• Oversee and ensure the proper functioning and maintenance of all office equipment, and outreach to IT contractor.
• Ensure that the highest standards of ethics and confidentiality are maintained.
• Process consultant/employment contracts and dismissals.
• Other tasks as assigned.

Employee complies with all company policies and procedures, including completing all compliance training topics by the deadline to satisfy each and receiving the corresponding acknowledgment statement that the training has been completed.

All other duties as assigned

Gestion financière

• Gérer tous les aspects des fonctions financières et comptables du bureau et des subventions.
• Gérer toutes les finances du pays ou du projet pour garantir une utilisation efficace des ressources afin d’atteindre les objectifs du programme dans le respect de toutes les exigences des donateurs.
• Veiller à ce que les systèmes de suivi financier fournissent en temps utile des rapports pertinents au personnel de Pact, y compris l’analyse et le suivi des engagements de subvention (c’est-à-dire les avances de trésorerie), des obligations, des attributions et des liquidations, afin de soutenir une mise en œuvre efficace et responsable.
• Concevoir et mettre en œuvre des politiques, des systèmes et des procédures conformes aux normes de Pact, afin de garantir des contrôles internes efficaces et de minimiser les risques pour Pact.
• Veiller à ce que les plans de mesures correctives approuvés par le bureau à Washington en réponse à des audits externes ou internes et à d’autres examens de contrôle soient mis en œuvre comme prévu et programmé.
• Superviser les prévisions de trésorerie et les besoins sur une base mensuelle.
• Contribuer à la préparation et au suivi des budgets locaux pour les projets existants et préparer des estimations de coûts et des budgets précis pour les nouvelles propositions.
• Encadrer et former le personnel pour s’assurer qu’il possède les niveaux de compétences appropriés à son poste et qu’il se développe au maximum de ses capacités.
• Assurer la formation et l’orientation d’autres membres du personnel, le cas échéant, en ce qui concerne l’efficacité et l’efficience des systèmes financiers et de contrôle interne, l’analyse budgétaire, la connaissance des politiques et des procédures, et le respect des règles.
• Veiller à l’organisation, à la conservation et à la sécurité des documents financiers.

Gestion administrative

• Veiller à ce que les politiques et procédures d’administration, d’approvisionnement et de gestion immobilière soient conformes aux meilleures pratiques et aux politiques globales de Pact.
• Il supervise la gestion de l’ensemble des locaux, des voyages et des transports.
• Superviser et assurer le bon fonctionnement et la maintenance de tous les équipements de bureau, et assurer la liaison avec le contractant informatique.
• Veiller à ce que les normes les plus élevées en matière d’éthique et de confidentialité soient respectées.
• Traiter les contrats de travail des consultants et les licenciements.
• D’autres tâches lui sont confiées.

L’employé se conforme à toutes les politiques et procédures de l’entreprise, notamment en suivant toutes les formations sur la conformité dans les délais impartis et en recevant la déclaration de reconnaissance correspondante attestant que la formation a été suivie.

Toutes les autres tâches qui lui sont confiées.

Basic Requirements

• Master’s degree (Business Administration, Accounting, Finance, or other closely related field) and 9+ years of relevant experience managing/supervising finance and operations. Equivalency of Bachelor’s degree plus CPA and 11 years of experience may be substituted, pending USAID’s confirmation of these position requirements.
• Minimum of 9 years’ experience in administrative and financial management of complex, international development programs of a similar scope and dollar value. The successful candidate should have successfully managed USAID contract/s or cooperative agreement/s with an award value of at least $20M for at least 5 years.
• Experience serving in a similar role on USAID/USG-funded project(s) is required.
• Maîtrise (administration des affaires, comptabilité, finances ou autre domaine étroitement lié) et plus de 9 ans d’expérience pertinente dans la gestion/supervision des finances et des opérations. L’équivalence d’un diplôme de bachelor plus CPA et 11 ans d’expérience peut être substituée, dans l’attente de la confirmation par l’USAID des exigences de ce poste.
• Au moins 9 ans d’expérience dans la gestion administrative et financière de programmes complexes de développement international d’une portée et d’une valeur similaires. Le candidat retenu doit avoir géré avec succès des contrats ou des accords de coopération de l’USAID d’une valeur d’au moins 20 millions de dollars pendant au moins cinq ans.
• Une expérience dans un rôle similaire pour un ou plusieurs projets financés par l’USAID/USG est requise.

Preferred Qualifications

• Minimum of 5 years’ experience supervising teams of professional staff with oversight of accounting, operations, procurement, property management, and other relevant areas.
• Demonstrated in-depth knowledge and expertise of USG with 2 CFR 200 regulations.
• Proficient in Microsoft Excel, Word, and PowerPoint are required along with experience with accounting software packages.
• English and French fluency, both written and verbal, is required.
• Ability to travel around Cote d’Ivoire as may be required.
• Au moins cinq ans d’expérience dans la supervision d’équipes de professionnels en charge de la comptabilité, des opérations, des achats, de la gestion immobilière et d’autres domaines pertinents.
• Connaissance approfondie et expertise démontrées du gouvernement des États-Unis avec les règlements 2 CFR 200.
• Une bonne maîtrise de Microsoft Excel, Word et PowerPoint est requise, ainsi qu’une expérience des logiciels de comptabilité.
• La maîtrise de l’anglais et du français, tant à l’écrit qu’à l’oral, est requise.
• Capacité à voyager en Côte d’Ivoire selon les besoins.

Salary for this position is commensurate with local office salary scales and will be determined based on the candidate’s experience and qualifications

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With the continuing impacts of COVID-19 around the world, we are taking action to protect the health and well-being of our colleagues and maintain the safety of the communities where we operate. Pact seeks an environment free from COVID-19 and prefers all employees to be fully vaccinated for COVID-19. Attestation of vaccination status will be required for employment with Pact. Unvaccinated employees may be subject to additional health and safety requirements to include any federal, state and/or client restrictions.

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