Chargé Logistique et de Sécurité Full Time

APADE (All For Peace And Dignity) est une ONG Internationale de droit Canadien engagée depuis une vingtaine d’années pour l’assistance et le soutien aux communautés vulnérables à travers le monde dont son siège est en Ontario au Canada.

Elle a pour mission de participer à la recherche et à la mise en œuvre de réponses multisectorielles en s’alignant sur les besoins d’urgence et de développement afin de renforcer la résilience des communautés bénéficiaires de ses interventions. Nous travaillons à construire et à renforcer des partenariats solides avec d’autres parties prenantes, pays hôtes, programmes, agences et bénéficiaires afin de fournir une réponse concertée et cohérente afin de garantir la paix et la dignité durables pour tous.

1. Résumé du poste :

Le/la Chargé logistique et de Sécurité est chargé d’appuyer le Responsable Administratif et financier (RAF) pour toutes les acquisitions de biens et services de l’organisation dans le respect des règles et procédures de APADE Mali, du siège, des bailleurs de fonds et des lois en vigueur au Mali. Il est également chargé de l’information des départements demandeurs sur le statut des demandes d’achat reçues, de l’archivage et du classement des documents administratifs. Il joue en outre le rôle essentiel dans la mise en œuvre des programmes et des projets, en assurant que les ressources nécessaires arrivent à temps et dans les meilleures conditions possibles.

Il a également en charge la mise en œuvre et le respect des consignes et aspects sécuritaires en étant le point focal de sécurité de l’organisation dans sa zone d’évolution.

2. Responsabilités et Tâches :

Sous la supervision du RAF le Logisticien est responsable de :

2.1. Approvisionnement

• Assurer un traitement optimal des demandes d’achat approuvées conformément aux procédures d’achat des bailleurs de fonds et de APADE ;
• Elaborer des plans d’achat en collaboration avec les départements techniques ;
• Organiser le dépouillement, participer au comité chargé de l’évaluation des offres et du choix du fournisseur ou prestataire, si nécessaire, et vérifier les bons de commande sur la base du résultat du dépouillement des offres approuvées ;
• Organiser la mise à jour annuelle de la base de données des fournisseurs ;
• Suivre le processus d’exonération des livraisons ;
• Vérifier la réalité et la sincérité de la bonne production de pièces justifiant l’ensemble du processus d’achat ;
• Assurer l’archivage et le classement électronique des dossiers d’achat ;
• Veuillez à l’envoi des copies de tous les bons de commande au magasinier pour vérification et planification de la réception des biens ;
• Suivre le cours des biens et services fréquemment achetés ;
• Établir un catalogue de produits et mettre à jour leurs prix trimestriellement.

2.2. Logistique

a) Stockage et acheminement :

• Il/elle est le garant de la bonne gestion et du suivi des stocks de l’organisation, selon les procédures et outils de APADE ;
• Il/Elle s’assure que les sites de stockage sont appropriés aux besoins de l’organisation et des marchandises à stocker (emplacement, aménagement, sécurité, salubrité…) ;
• Il/Elle effectue les contrôles de stocks et s’assure du bon référencement des documents de mouvements / transferts ;
• Il/Elle supervise et appui le gestionnaire de stocks.

b) Gestion des équipements durables de la mission :

• Il/Elle participe à l’affectation des équipements selon les besoins de l’organisation et des équipes programmes ;
• Il/Elle participe à la mise à jour régulière des outils de suivi des équipements et la tenue d’inventaires physiques de l’organisation ;
• Il/Elle supervise l’installation des équipements et s’assure de leur bon fonctionnement, de leur maintenance et de la conduite des réparations nécessaires ;
• Il/Elle tient et met à jour le fichier des équipements de l’organisation;
• Il/Elle participe au dimensionnement du matériel durable de l’organisation ;
• Il/Elle s’occupe de l’inventaire régulier des équipements durables de la mission (Bamako et les bases),

c) Gestion du parc automobile/Générateur :

• Il/Elle contrôle la consommation des véhicule/générateurs et procède si besoin aux ajustements nécessaires quant aux procédures d’utilisation ;
• Il/Elle supervise avec les chauffeurs l’entretien du parc des véhicules de l’organisation ;
• Il/Elle veille en particulier aux questions de sécurité relatives à l’utilisation des véhicules (personnes autorisées, conditions particulières, équipements de sécurité…)
• Il/Elle gère les mouvements de l’organisation : Sorties/visites terrain/Accueil et divers,

d) Circulation de l’information logistique :

• Il/Elle assure une circulation efficace de l’information logistique entre les bureaux et le niveau central ;
• Il/Elle élabore et contrôle les rapports logistiques mensuels sur la gestion du parc et s’assure de leur cohérence et complétude avant de les transmettre au RAF ;
• Il/Elle participe à la rédaction de documents de projet en apportant un appui technique (chiffrage, estimation des besoins) et prépare les plans d’équipements avec les personnes concernées ;
• Il/Elle s’assure de la bonne tenue et de l’archivage des dossiers d’achats (aide, équipements, locations, carburants…).

e) Sécurité :

• Identifier et analyser les risques sur chaque poste de travail ;
• Élaborer la mise en œuvre de mesure de prévention pour préserver la sécurité de chacun (dans le respect de la réglementation et des normes) ;
• Superviser et coordonner l’ensemble des activités de sécurité de l’organisation ;
• Effectuer des formations régulières de sécurité (aux nouveaux entrants ou à ceux qui ont changé de poste).

f) Autres tâches :

• Assure les GAP Log sur les bases en cas de besoins,
• Il/Elle s’assure de la mise à jour des plans d’action logistiques faits après les audits logistiques
• Il/Elle supervise le fonctionnement des équipements du bureau ;
• Il/Elle est le point focal pour les réservations de vol.
• Il/Elle Collabore avec d’autres organisations humanitaires, les autorités locales et les bailleurs pour coordonner les efforts logistiques en situation d’urgence.

3. Profil Recherché :

• Avoir un Diplôme Universitaire d’un niveau BAC+3 au plus en Logistique, Chaîne d’approvisionnement ou équivalent ;
• Avoir une expérience professionnelle minimum de 3 ans dans une fonction similaire en ONG Internationale ;
• Maitriser les techniques d’approvisionnement, d’analyse et de négociation de contrats, de transport ;
• Avoir une bonne connaissance du secteur humanitaire et de la logistique ;
• Avoir une bonne connaissance des meilleures pratiques en matière de sécurité, en particulier lors du transport ou du stockage de biens dans des zones sensibles ou à haut risque.
• Avoir une bonne capacité à travailler de manière indépendante et être créatif (e) sur le terrain et en capitale ;
• Avoir une excellente expression orale et écrite en français et l’anglais serait un atout ;
• Avoir de bonne compétence en informatique (Pack Office)

NB : Disponibilité immédiate

4. Lieu d’affection :

Le poste est basé à Gao avec de fréquent déplacement dans les cercles d’Ansongo et Bourem. Il peut être affecte sur toute l’entendue du territoire suivant les besoins de l’organisation.

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