Assistant(e) Administration et Finance – Ouagadougou, Burkina Faso (Poste national) Full Time

Mission

L’Appel de Genève / Geneva Call est une organisation internationale humanitaire, qui se consacre à la promotion des normes humanitaires internationales dans les situations de crise. Présent au Burkina Faso depuis septembre 2021, l’Appel de Genève / Geneva Call mène des activités visant à obtenir :

• Un renforcement de capacité des communautés et des organisations de la société civile afin qu’elles puissent mettre en œuvre elles-mêmes des initiatives locales de résilience (communautaire et civil).
• Un changement de comportement des acteurs en faveur du respect des normes humanitaires internationales.

Rôle

Sous la responsabilité du Coordinateur Support la personne assistante sera chargée de l’accueil des visiteurs, de la gestion des appels téléphoniques, de la saisie, de la réception, le classement du courrier et de la tenue de la caisse mini dépenses du bureau de Ouagadougou.

Responsabilités et tâches

Accueil, saisie, et gestion du bureau

• Accueille et oriente les visiteurs ;
• Prépare et organise les réunions à la demande ;
• Assure le traitement du courrier, la saisie et les copies électroniques des documents, l’envoi et le classement ;
• Établit les lettres et les documents du bureau ;
• Préparer les ordres de mission ;
• Gère les appels téléphoniques entrants et sortants ;
• Gère le courrier électronique dans le respect des principes établis à cet effet ;
• Appuie le Coordinateur Support dans ses tâches de gestion administrative et financière (eau, électricité, petite caisse, photocopie, reluire, dossiers administratifs du personnel, gestion des agentes de nettoyage) ;
• Transmission du chèque au bénéficiaire ;
• Réceptionne et enregistre les pièces comptables ;
• Contribue à organiser la logistique des réunions et ateliers ;
• Gestion des questions CNSS (Bulletins d’entrées et de sorties des Staff) ;
• S’acquitte de toutes tâches annexes requises par l’équipe programme.

Gestion Financière et de trésorerie

• Tenir la petite caisse du bureau et produire le rapport mensuel ;
• Élabore le procès-verbal de caisse à chaque approvisionnement ;
• Détenir un moyen matériel de conservation ;
• Prépare l’approvisionnement de la caisse ;
• Transmet les pièces de caisse pour le contrôle ;
• Veille sur les entrées de caisse : approvisionnement de caisse ;
• Veille sur les entrées de caisse : recette et enregistrements ;
• Veille sur les sorties de caisse : dépense et enregistrements ;
• S’engage à acquitter en toute circonstance avec conscience, zèle et fidélité des travaux et missions qui lui seront confiés ;
• Veiller à la bonne application du Manuel de procédures administratives et financières ;
• Compiler les demandes d’avance ponctuelles et mensuelles ;
• Contrôler/vérifier les rapports de dépenses des avances ;
• Appuyer les collègues dans l’organisation de missions, ateliers et toutes autres activités, notamment les aspects logistiques et budgétaires ;
• Procède aux déclarations des impot sur Esintax et les soumet à la validation de son supérieur ;
• Contribuer à la prise des inventaires du matériel du bureau de Ouagadougou en conformité avec les procédures administratives et financières ;
• Assurer la gestion des stocks de fournitures de bureau et de produits d’entretien
• Gérer avec efficience le matériel et les équipements du bureau de Ouagadougou ;
• S’assurer du bon entretien ménager quotidien du bureau en supervisant la dame de ménage ;
• Toute autre tâche connexe.

Compétences professionnelles et personnelles

Formations et expériences

• Diplôme universitaire en comptabilité.
• Avoir au moins 2 ans d’expérience dans un poste similaire au sein d’une ONG.
• Adhésion aux valeurs d’égalité et d’équité des genres.
• Capacité à communiquer.
• Capacité à travailler en équipe.
• Capacité d’analyse et de synthèse.
• Expérience dans le développement de relations professionnelles avec des interlocuteurs variés.
• Une expérience à Geneva Call est un atout.

Compétences techniques

• Connaissance du contexte légal et fiscal du Burkina Faso.
• Connaissance de la suite Microsoft Office 365 et SharePoint.
• Bonne maîtrise de Excel.
• Connaissance de logiciels.

Qualifications

• Bonnes capacités à communiquer (tant à l’écrit qu’à l’oral).
• Engagement fort envers le mandat de Geneva Call et les principes humanitaires.
• Compétences interpersonnelles avancées et capacité à travailler dans un environnement multiculturel.
• Adaptabilité à l’évolution des contextes et des priorités.
• Attitude positive et capacité à travailler en équipe et individuellement.
• Volonté et capacité à voyager.

Gestion des performances

L’employé sera responsable de ses responsabilités et de ses compétences, conformément à la politique de gestion des performances de Geneva Call. Les documents suivants seront utilisés pour l’évaluation des performances:

• la description du poste
• le plan de développement professionnel individuel
• Le cadre de compétences

Conflit d’intérêts

Tout candidat affilié ou soutenant ouvertement un ou plusieurs groupes d’intérêts opposés aux principes et valeurs de la Fondation, ou dont la position antérieure pourrait engendrer des problèmes de sécurité pour les collègues de Geneva Call, sera exclu de ce processus de sélection. L’employé sera responsable de ses responsabilités et de ses compétences, conformément aux directives de gestion des performances de Geneva Call.

Conditions

• Poste : Assistant(e) Administrative et Finance
• Lieu : Ouagadougou, Burkina Faso
• Contrat: Contrat de durée déterminée (contrat national)
• Taux d’activité : Poste à 100% à temps plein
• Date de début souhaitée : Dès que possible

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