Finance Associate Full Time

Background

ONU Femmes, fondée sur la vision de l’égalité inscrite dans la Charte des Nations Unies, œuvre pour l’élimination de la discrimination à l’égard des femmes et des filles, l’autonomisation des femmes et la réalisation de l’égalité entre les femmes et les hommes en tant que partenaires et bénéficiaires du développement, des droits de l’homme, de l’action humanitaire, de la paix et de la sécurité.

Sous la supervision quotidienne de l’Operations Manager du bureau du Mali, le/la Finance Associate est membre de l’équipe des opérations et responsable de l’exécution d’un large éventail de services financiers et de processus administratifs au bureau du Mali, en veillant à la rapidité, à l’efficacité et à l’utilisation transparente des ressources financières et à la prestation de services conformément aux règles, réglementations, politiques et procédures financières de l’organisation. Le/la Finance Associate doit avoir une approche orientée vers le client en accord avec les règles et règlements, les pratiques standard et les lignes directrices d’ONU Femmes.

Le/la titulaire de la position travaille en étroite collaboration avec les équipes chargées des opérations et des programmes pour résoudre des problèmes financiers complexes et fournit des informations financières demandées par son superviseur, les équipes ou le management.

Duties and Responsibilities

1. Mettre en œuvre des stratégies financières dans le respect des règles, des règlements, des politiques et des systèmes d’enregistrement et d’établissement des rapports d’ONU Femmes.

• Assurer le respect des règles et règlements financiers, des politiques et des procédures opérationnelles d’ONU Femmes, y compris les contrôles internes ;
• Assurer le respect des normes comptables internationales du secteur public (IPSAS) ;
• Examiner et vérifier les transactions financières, les activités et la documentation ; prendre des mesures correctives si nécessaire et signaler toute activité inhabituelle ;
• Contrôler les rapports d’exceptions financières pour détecter les activités ou les transactions inhabituelles ;
• Enquêter sur les anomalies et rendre compte au superviseur des conclusions et/ou présenter des recommandations d’actions/décisions ;
• Collecter, vérifier et présenter des informations et des données à utiliser dans la planification des ressources financières et la formulation des plans de travail, des budgets et des propositions de modalités de mise en œuvre et d’exécution du programme du bureau du Mali ;
• Aider à la saisie du plan de travail annuel dans le système de gestion des résultats (RMS), le cas échéant ;
• Fournir des conseils et recommander des solutions à un large éventail de questions financières ;
• Contrôler le bon fonctionnement du système de gestion des ressources financières pour les budgets et les ressources du bureau et des programmes ;
• Mettre en œuvre et suivre les stratégies d’économie et de réduction des coûts ;
• Examiner avec les responsables du budget et les chefs de projet, conformément à la liste de contrôle pour la clôture du mois, les rapports sur l’état d’avancement des projets et enquêter sur tout dépassement ;
• Répondre aux instructions de l’Operations Manager en ce qui concerne les transactions financières ;
• Entreprendre des actions correctives en temps voulu, à la demande de la section financière du siège et du bureau régional afin de résoudre les problèmes liés aux données financières ou de fournir des informations ;
• Participer et aider à la préparation des audits externes et internes ;
• Assurer le suivi des recommandations d’audit afin de contrôler la mise en œuvre des mesures correctives ;
• Promouvoir activement un service financier performant.

2. Préparer et administrer les budgets du bureau du Mali dans le respect total des règles, réglementations, politiques et systèmes d’enregistrement et d’établissement des rapports d’ONU Femmes.

• Formuler le budget, contrôler les affectations, surveiller les dépenses et préparer les révisions en fonction des besoins du bureau Mali ;
• Suivre l’utilisation appropriée et opportune des ressources financières ;
• Préparer les documents de recouvrement des coûts ou les factures pour les services fournis par ONU Femmes à d’autres programmes ou organisations ;
• Créer des projets dans Quantum, préparer les révisions budgétaires, réviser les attributions et l’état des projets, et déterminer les fonds non utilisés ;
• Assurer le maintien du mécanisme de contrôle des projets de développement par le suivi de la préparation et des modifications des budgets et de l’état budgétaire ;
• Maintenir le système de contrôle interne des dépenses ;
• Entreprendre des actions correctives sur les pièces justificatives non comptabilisées, y compris les pièces justificatives comportant des erreurs de contrôle budgétaire, des exceptions de concordance et des pièces justificatives non approuvées.
• Examiner fréquemment les vouchers erronés et enquêter à leur sujet ; répondre aux demandes des collègues pour résoudre les problèmes liés aux données financières ;
• Préparer les remboursements de TVA en s’appuyant sur une documentation adéquate, le cas échéant ;
• Saisir les données dans Quantum et contrôler l’état d’avancement ;
• Tenir les parties prenantes informés afin qu’ils puissent prendre des mesures et/ou des décisions en temps opportun ;
• Gérer la petite caisse ;
• Assister les chefs de projet dans la reformulation du budget, le cas échéant.

3. Fournir un soutien financier aux équipes chargées des programmes et des opérations

• Examiner les accounts receivables pour les projets d’ONU Femmes et assurer le suivi avec les chefs de projet et la section financière du bureau régional et/ou du siège en ce qui concerne les contributions, la création de dépôts dans Quantum et leur application ;
• Préparer les vouchers et les autres bons pour les projets de développement ;
• Préparer les écritures du grand livre général (GLJE) à partir des pièces justificatives appropriées autorisées par les responsables du budget et les chefs de projet ;
• Examiner les transactions dans Quantum, s’assurer que les salaires, les demandes de remboursement de frais de voyage, les MPOs et les autres droits sont traités ;
• Contrôler l’établissement des budgets dans Quantum pour s’assurer qu’ils sont conformes aux budgets convenus avec les donateurs et qu’ils sont saisis dans Quantum au niveau de l’identifiant détaillé de l’activité ;
• Contrôler chaque mois les dépassements de budget et assurer le suivi avec le responsable du budget ;
• Contrôler régulièrement les transactions imputées aux projets en s’assurant que les dépenses réelles ont été enregistrées dans la catégorie budgétaire et l’activité correctes, et prendre en temps utile les mesures correctives qui s’imposent ;
• Assurer un suivi approprié des avances aux partenaires de mise en œuvre, examiner leurs rapports financiers avec les gestionnaires de projet et le PMSU ;
• Surveiller la situation financière et, sous la direction de l’Operations Manager, mettre en œuvre des mécanismes de contrôle pour les projets de gestion/développement ;
• Surveiller et suivre adéquatement tous les éléments financiers dans l’état des instructions de clôture de fin de mois et de fin d’année et, sous la direction de l’Operations Manager, prendre les mesures correctives nécessaires ;
• Tenir les parties prenantes et les clients informés des actions/décisions en temps opportun et examiner les rapports d’état pour le contrôle de la qualité ;
• Fournir des informations aux rapports financiers destinés au bureau du Mali, au bureau régional, au siège financier et aux parties prenantes ;
• Finaliser les rapports financiers mandatés pour les donateurs et autres clients et parties prenantes ;
• Associer les recettes et les dépenses au contrôle des engagements pour les projets non essentiels ;
• Fournir des contributions et prendre les mesures nécessaires pour faciliter la clôture financière du projet en temps opportun ;
• Soutenir les rapports sur les donateurs financiers en fournissant des informations en temps opportun et en prenant les mesures nécessaires, comme l’exige le UN Women Virtual Global Service Centre for financial Donor Reporting.
• Aider à la préparation de l’audit des projets ;
• Suivre et/ou prendre des mesures sur les recommandations d’audit pour assurer la mise en œuvre des actions correctives et aider à l’examen des rapports d’audit sur les projets exécutés par les ONG.

4. Fournir un soutien administratif à la mobilisation des ressources

• Compiler et traiter les informations provenant des donateurs, du Mali et de l’équipe du programme, afin d’alimenter diverses bases de données et documents.
• Préparer des projets d’accords de partage des coûts, y compris les conditions des contributions dans le cadre des efforts de mobilisation des ressources, en adhérant aux accords standard dans la mesure du possible.
• Assurer le suivi des contributions dans le cadre des efforts de mobilisation des ressources du Mali.

5. Faciliter le développement et le partage des connaissances

• Organiser des formations et/ou participer à l’organisation d’événements et d’activités de formation ;
• Recueillir et compiler les enseignements tirés et les meilleures pratiques en matière de gestion financière et de services.
• Diffuser ces informations aux clients et aux parties prenantes, le cas échéant, afin de renforcer les capacités et les connaissances ;
• Contribuer aux pratiques opérationnelles des entreprises financières et aux innovations en matière de gestion.
• Superviser et guider le personnel sous sa responsabilité, le cas échéant, fournir des conseils techniques et contrôler les performances afin de garantir l’obtention de résultats conformément aux plans et aux normes de responsabilité et de performance ;
• Participer à toutes les formations relatives à la gestion financière, y compris les séminaires en ligne organisés par le siège.

Competencies

Compétences clés:

• Sensibilisation et senbilité aux questions de genre
• Responsabilité
• Résolution créative des problems
• Communication efficace
• Collaboration inclusive
• Engagement des parties prenantes
• Montrer l’exemple

Competences fonctionnelles

• Excellente connaissance des règles et règlements financiers et des principes comptables ;
• Excellente connaissance et compétence en matière d’application des outils informatiques et compréhension des systèmes de gestion ;
• Excellente connaissance des tableurs et des bases de données ;
• Capacité à contribuer à la réorganisation des processus opérationnels et à la mise en œuvre de nouveaux systèmes ;
• Capacité à administrer et à exécuter des processus et des transactions financières et comptables.

Core Values:

•  Respect de la diversité
•  Intégrité
•  Professionnalisme

Required Skills and Experience

Education & Certification :

• Un diplôme de l’enseignement secondaire est exigé.
• Une certification nationale ou internationale spécialisée en comptabilité et en finance est un atout.
• Une licence en finance ou en comptabilité est un atout.
• La réussite du test de comptabilité et de finance d’ONU Femmes est requise.

Expérience:

• Au moins sept ans d’expérience à responsabilité progressive dans le domaine de la finance.
•  Expérience de l’utilisation d’ordinateurs et de logiciels de bureautique (MS Word, Excel, etc.), de tableurs et de bases de données, expérience de l’utilisation de systèmes de gestion basés sur le web.
• Une expérience dans l’utilisation d’un système ERP moderne basé sur le web, de préférence Oracle Cloud, est souhaitable.

Language requirements:

• La maîtrise du français est requise
• La connaissance de l’anglais est un atout.

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