Associé(e) aux Finances Full Time

Le PNUD s’engage à recruter un personnel divers en termes de genre, de nationalité et de culture. Nous encourageons de même les personnes issues des minorités ethniques, des communautés autochtones ou handicapées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité.
Le PNUD ne tolère pas l’exploitation et / ou les atteintes sexuelles, ni aucune forme de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, et / ou toutes formes de discrimination. Tout(e)s les candidat(e)s sélectionné(e)s devront ainsi se soumettre à de rigoureuses vérifications relatives aux références fournies ainsi qu’à leurs antécédents.

Guidé par l’Operations Manager, et directement supervisé par l’Analyste Financier, l’Associé (e) aux Finances assure l’exécution effective des services et processus financiers dans le bureau pays (CO) et l’utilisation transparente des ressources financières. L’Associé(e) aux Finances promeut une éthique de services axée sur la satisfaction du client en conformité avec les règles et règlements et procédures du PNUD.

L’Associé aux Finances collabore étroitement avec les autres membres du personnel de l’Unité des Finances, avec le personnel des opérations, programme et des projets dans le bureau pays (CO) et avec le personnel du siège du PNUD pour la résolution de problèmes relatifs aux finances et le partage de l’information.

1.) Assure la mise en œuvre de stratégies opérationnelles, adapte les processus et procédures, visant à atteindre les résultats suivants :
•    Conformité   totale des   activités   financières, des systèmes d’enregistrement, de préparation de rapports financiers ainsi que du suivi des audits avec les règles et règlements, politiques et stratégies des Nations Unies et du PNUD ;
•    Mise en œuvre du contrôle interne et efficace ;
•    Développement de processus opérationnels financiers dans le CO et élaboration du contenu de Procédures Opérationnelles Standards dans le domaine des finances, en consultation avec le superviseur et la direction du bureau ;
•    Préparation d’accords sur le partage des coûts et les « trust fonds », suivi des contributions dans le cadre des efforts du bureau pour la mobilisation des ressources.

2.) Assure la gestion des budgets et le fonctionnement optimal du système de recouvrement des coûts visant à atteindre les résultats suivants :
•    Préparation et modification des budgets administratifs du PNUD, suivi avec le Siège sur les limites de dépenses autorisées (ASL) pour les projets administratifs ;
•    Présentation d’information pour la planification et le statut des ressources financières du CO ;
•    Envoi du budget de projet au KK, si autorisé par la direction du bureau (cela peut être fait seulement sur la base de document de projets et budgets de projets signés) ;
•    Préparation dans les temps des factures pour recouvrement de coûts pour services fournis par le PNUD, mise en place d’un système de suivi des revenus et suivi du recouvrement des coûts.

3.) Apporte un appui comptable et administratif à l’Unité des Finances et effectue les fonctions liées au paiement des salaires au niveau global, visant à atteindre les résultats suivants :
•    Contrôle approprié des documents justificatifs pour les paiements et rapports financiers pour les projets sous exécution nationale NEX ;
•    Exécution du cycle de paiement ;
•    Appui à l’exécution et mise en œuvre nationales (budgets, audits, formations) ;
•    Paiements effectifs pour le compte d’autres agences (comme assignés par le superviseur) ;
•    Maintien des rapports financiers pour le PNUD, autres agences des NUs, les homologues du gouvernement/nationaux comme assignés sous sa responsabilité ;
•    Exécution du Cycle de Paiement ;
•    Préparation    de    tous    les    AP/JV    et    GL/JE    comme    requis    pour    tout    type    de correction/transaction ;
•    Maintien du système de contrôle des dépenses internes pour assurer que les bordereaux sont correctement complétés de manière contradictoire, les transactions sont correctement enregistrées et postées dans Quantum, les salaires dûment préparés et payés, les demandes de remboursement pour voyage (MPOs) et autres droits dûment payés ;
•    Clôture des comptes dans les temps ;
•    Correction dans les temps des bordereaux non postés, y compris les bordereaux comportant des erreurs de vérification budgétaire, des exceptions de concordance, des bordereaux non approuvés.  Réponse dans les temps aux requêtes du Siège pour résoudre des problèmes de données financières ;
•    Maintien des comptes débiteurs (AR) pour les projets du programme du PNUD et suivi avec les partenaires sur les contributions, création de dépôts dans Quantum et l’exécution de leur application sur les postes AR en cours. En l’absence de l’Associé aux Finances- trésorier ;
•    Exécution dans Quantum des paiements de salaires au niveau global, y inclus le paiement des salaires pour les National Personnel Service Agreement (NPSA)et les International Personnel Service Agreement (IPSA) ;
•    Préparation des rapports mensuels pour les agences ;
•    Conseils au personnel international, experts et consultants sur les bénéfices, avances sur salaires et autres questions liées aux finances.

4.) En sa qualité de suppléant à l’Associé aux Finances-Trésorier, assure la gestion adéquate de la trésorerie, visant à atteindre les résultats suivants :
•    Revue dans les temps de la situation de la trésorerie pour les comptes locaux afin d’assurer la disponibilité de fonds suffisants pour couvrir les décaissements ;
•    Identification et enregistrement dans les délais des reçus pour l’application des revenus ;
•    Revue quotidienne des comptes bancaires à zéro-balance dans Quantum pour contrôler le niveau des avances ;
•    Identification et enregistrement des contributions ;
•    Initialisation des transactions et des oppositions aux paiements sur les systèmes bancaires ebanking ;
•    Préparation et soumission au Trésorier du rapport mensuel sur le taux de change ;
•    Préparation adéquate dans les temps des réconciliations bancaires ;
•    Suppléant de l’Associé(e) aux Finances (Trésorier) pour la préparation dans les temps des prévisions mensuelles en trésorerie pour le Chargé des Opérations, le/la titulaire du poste contacte les Agences des Nations Unies pour obtenir l’estimation de leurs besoins en trésorerie ;
•    Initiation dans Quantum des transferts bancaires et deals.

5.) Assure le partage et le renforcement des connaissances dans le bureau visant à atteindre les résultats suivants
•    Organisation de   formations    dans    le   domaine    des   finances    pour   le   personnel   des opérations/projets ;
•    Synthèse des leçons apprises et des meilleures pratiques dans le domaine des finances ;
•    Contributions de qualité aux réseaux de connaissances et aux communautés des pratiques.

Core :   
Achieve Results:
LEVEL 1: Plans and monitors own work, pays attention to details, delivers quality work by deadline
Think Innovatively:
LEVEL 1: Open to creative ideas/known risks, is pragmatic problem solver, makes improvements
Learn Continuously
LEVEL 1: Open minded and curious, shares knowledge, learns from mistakes, asks for feedback
Adapt with Agility
LEVEL 1: Adapts to change, constructively handles ambiguity/uncertainty, is flexible
Act with Determination     LEVEL 1: Shows drive and motivation, able to deliver calmly in face of adversity, confident
Engage and Partner
LEVEL 1: Demonstrates compassion/understanding towards others, forms positive relationships
Enable Diversity and Inclusion
LEVEL 1: Appreciate/respect differences, aware of unconscious bias, confront discrimination

Cross-Functional & Technical competencies :   
Ethics Advice & Guidance: Ability to quickly analyze complex fact patterns and provide comprehensive, sensitive, and confidential ethics advice and guidance

Legal    Managing client relations : The ability to interact with different levels of management and across different agencies and offices to obtain information, develop legal approaches and resolve issues, this skill includes liaison with counterparts and determining the best sequence in which to pursue an issue, where information, particularly for UNDP, may be across different independent UN agencies.

Finance :
Accounting (General) : Knowledge of accounting concepts, principles, frameworks, standards, regulations, policies and trends, and ability to apply this to strategic and/or practical situations

Banking and cash management :    Ability to collect, handle, and manage cash, which involves assessing market liquidity, cash flow, and investments

Budget management    : Ability to support budgetary aspects of work planning process, drawing and management of team budgets

Contributions management : Ability to receive, record, report and manage contributions received

Financial planning and budgeting : Ability to create and manage processes to achieve UNDP’s long and short-term financial goals, including through planning, budgeting, forecasting, analyzing, and reporting

 

Education:

Experience:

• Six (06) ans d’expériences (diplôme secondaire) ou trois (03) d’expériences (diplôme universitaire) dans le domaine de la finance et de la comptabilité, avec des responsabilités croissantes, sont exigés.
• Expérience de l’utilisation d’ordinateurs et de logiciels de bureautique (MS Word, Excel, etc.) et connaissance approfondie des tableurs et des bases de données, expérience de l’utilisation de systèmes de gestion basés sur le web et de systèmes financiers ERP, de préférence PeopleSoft.
• Une connaissance des normes IPSAS et/ou IFRS est requise.
•  Maitrise du français et de la langue nationale du pays.
• Connaissance de l’anglais sera considérée comme un atout.