Chargé de Programme principal (CPP), Administration et Finances PRAIA, CAPE VERDE Consultancy

– Chargé De Communication

Placé(e) sous l’autorité du Directeur de l’Administration, des Finances et des Technologies de l’Information et de la Communication (TIC), le/la titulaire du poste coordonnera, dirigera et supervisera toutes les activités liées à l’administration, aux finances et à la communication du Centre pour les Énergies Renouvelables et l’Efficacité Énergétique de la CEDEAO (CEREEC).

RÔLE ET RESPONSABILITÉS

• Coordonner et assurer le respect des procédures financières spécifiques des différents accords de financement du Centre et celles prévues dans le Manuel de procédures comptables ;
• Aider à la mise en œuvre des réglementations et procédures financières de la CEDEAO ;
• Superviser le comptable pour la gestion opérationnelle et la tenue à jour des comptes spéciaux ;
• Mettre en place un système d’enregistrement et d’archivage des pièces justificatives et des documents financiers du Centre;
• Créer et mettre en œuvre un système de contrôle de gestion;
• Gérer l’organisation du service courrier de l’institution;
• Assurer la préparation du budget de l’institution;
• Assurer la gestion des fonds des donateurs et la soumission des rapports;
• Préparer et présenter des états financiers mensuels, des rapports trimestriels sur la gestion et les finances à l’intention du département des Finances de la CEDEAO, des donateurs et en vue d’un examen par le Conseil;
• Assurer la bonne exécution des fonctions administratives courantes, notamment en ce qui concerne l’environnement, l’espace et l’équipement de travail, de même que le système de recherche d’informations;
• Aider à identifier les besoins opérationnels ; développer et soutenir la mise en œuvre du plan annuel d’approvisionnement de l’institution;
• Superviser la comptabilité et la gestion de la trésorerie du Centre;
• Coordonner et préparer les données et informations nécessaires aux missions d’audit interne et externe;
• Participer à la rédaction des projets de rapports semestriels et annuels sur les activités du Centre;
• Aider la direction à générer des données financières relatives au cycle des projets;
• Préparer et suivre la mise en œuvre des budgets du Centre et analyser leurs variations;
• Superviser la préparation des états financiers mensuels, des rapports trimestriels sur la gestion et les finances en vue de l’examen annuel par les donateurs;
• Participer à la mise en place des manuels de procédures et/ou opérations administratives, financières et comptables des projets négociés ou des subventions du Centre;
• Assurer le respect des procédures financières liées aux différents accords de financement du Centre, notamment le manuel de procédures comptables et les manuels d’opérations;
• Assurer la gestion des comptes spéciaux et le suivi des paiements directs;
• Assurer le suivi des factures des fournisseurs et préparer les paiements;
• Superviser la préparation des rapports périodiques sur l’état des comptes et les opérations de rapprochement bancaires;
• Assurer la gestion des comptes spéciaux et suivre les paiements directs;
• Superviser les activités administratives et de gestion des ressources humaines, notamment : assurer la tenue des dossiers du personnel, souscrire aux contrats d’assurance maladie, payer les cotisations sociales et les pensions, suivre les dossiers auprès des organisations sociales, suivre les dossiers de retraite du personnel, les évaluations de performance, la formation, le recrutement, les salaires et autres prestations en faveur du personnel, etc.
• Superviser les activités liées à la communication et à la visibilité au sein du Centre;
• Aider à l’intégration des nouveaux agents et des stagiaires;
• Gérer les déplacements et les missions du personnel;
• S’acquitter de toute autre tâche pouvant lui être confiée par les supérieurs hiérarchiques.

LIMITE D’AGE

Etre âgé de moins de 50 ans. Cette disposition ne s’applique pas aux candidats internes

QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE

§  Être titulaire d’une Maîtrise (ou équivalent) en administration et finances, administration des affaires ou tout autre domaine connexe, obtenue auprès d’une université reconnue;

§  L’adhésion à des organismes professionnels de comptabilité, de gestion ou administration constituerait un atout.

§  Justifier d’au moins dix (10) années d’expérience professionnelle dans la gestion des approvisionnements, des ressources humaines, de l’administration, des opérations financières et budgétaires auprès d’une organisation internationale ou multinationale dont cinq (5) années à un niveau de supervision;

§  Posséder une bonne connaissance des réglementations et procédures financières de la CEDEAO et être apte à les appliquer;

§  Faire montre d’une aptitude probante à fournir des avis techniques dans un large éventail de domaines administratifs, financiers et comptables;

§  Avoir des connaissances probantes en développement de réseaux pour soutenir les données financières.

PRINCIPALES COMPÉTENCES CONCERNANT LA CEDEAO

§  Être apte à diriger les activités liées aux programmes et aux projets assignés au poste, en faisant montre de l’expertise managériale et opérationnelle requise, afin d’assurer l’accomplissement du mandat de l’organisation ;

§  Savoir diriger par l’exemple et organiser le travail d’équipe de sorte à encourager la coopération pour favoriser la réalisation des résultats recherchés, impulser un élan en faveur du changement pour assurer l’adhésion des employés, développer et mettre en œuvre des contrôles internes pour un programme pilote de gestion des obstacles potentielles à la mise en œuvre ;

§  Justifier d’excellentes compétences en matière d’autogestion, faire preuve d’éthique, d’intégrité et de respect dans le contrôle interne des règles, des délégations et de la transparence.

• Savoir faire des recherches sur les repères et les tendances afin de formuler les meilleures recommandations pour l’élaboration et l’amélioration des programmes/projets qui serviront le mieux la communauté/l’organisation ;
• Posséder de très bonnes aptitudes en matière de réseautage et de relations interpersonnelles, pour faciliter les retours d’informations et de données en provenance de professionnels opérant dans plusieurs pays/secteurs/organisations et identifier et établir la liste des besoins prioritaires de la Communauté;
• Avoir la capacité d’élaborer et de mettre en œuvre des plans de gestion des parties prenantes, des programmes et des initiatives destinées à favoriser l’appropriation des nouvelles initiatives, la meilleure compréhension des opinions dissidentes, l’obtention de ressources et le renforcement du sentiment de réussite.
• Faire preuve de diplomatie, de tact et veiller au respect de personnes d’origines diverses ; avoir une bonne compréhension de la diversité des points de vue culturels notamment en Afrique de l’Ouest, et avoir la capacité de transformer la diversité en opportunités pour améliorer les programmes/résultats opérationnels;
• Avoir la capacité d’instaurer un environnement interactif, inclusif, tirant profit de la diversifié de forces et réunissant les pratiques novatrices;
• Être capable de rester objectif dans la gestion des conflits, indépendamment des différences de culture, de position, de genre, et encourager les autres membres du personnel à surmonter les préjugés liés à la culture et au genre;
• Avoir la capacité et assumer la responsabilité d’intégrer une perspective sensible au genre et assurer une participation égale des femmes et des hommes dans tous les aspects du travail;
• Être capable de servir les intérêts d’équipes/d’organisations/de communautés reflétant une grande diversité culturelle, ainsi que de personnes vivant avec un handicap, en ne tenant pas compte des préjugés.
• Bien comprendre la structure organisationnelle de la CEDEAO, sa dynamique et les attentes qui s’y rattachent, pour être en mesure de collaborer, de participer, de contribuer et de diriger avec efficacité;
• Avoir une bonne connaissance du mandat de la CEDEAO, de ses plans et priorités stratégiques, ainsi que de la situation économique, politique et sociale des Etats membres, telle qu’elle se rapporte à son propre domaine d’activité;
• Être au fait des bonnes pratiques en vigueur à la CEDEAO, des approches de gestion de programme et des techniques de recherche, pour être en mesure de diriger et/ou de contribuer à l’élaboration ou l’évaluation de programmes, de projets ou d’initiatives ;
• Bien connaitre les règles et procédures de la CEDEAO, afin de pouvoir interpréter de manière appropriée et appliquer les directives, donner des avis techniques, assurer l’encadrement d’autres agents et évaluer les performances.
• Pouvoir analyser une situation en recourant à des indicateurs pour en évaluer les coûts, les avantages, les risques et les chances de succès, en vue de la prise de décisions ;
• Être capable de rassembler des informations provenant de différentes sources pour identifier la cause des problèmes, les conséquences pouvant résulter de la mise en œuvre de mesures alternatives, les obstacles potentiels , ainsi que les moyens d’éviter le problème à l’avenir;
• Être en mesure d’examiner des situations sous différents angles, d’appliquer des solutions novatrices aux problèmes et de concevoir de nouvelles méthodes de règlement des conflits lorsque les méthodes et procédures établies paraissent inapplicables ou obsolètes.
• Avoir la capacité de communiquer et de créer un impact, de façon claire et concise, succincte et organisée, afin de susciter la crédibilité et la confiance lors des présentations, de la définition des attentes et de l’explication de questions complexes;
• Faire preuve d’écoute active pour encourager une collaboration plus étroite entre les membres de l’équipe, faire preuve d’attention, leur faire sentir qu’ils sont valorisés et susciter leur engagement dans toutes les institutions et agences;
• Avoir une bonne maîtrise des Technologies de l’Information et de la Communication (TIC);
• Savoir écrire et parler couramment l’une des trois langues officielles de la CEDEAO (anglais, français et portugais). La connaissance d’une des deux autres langues constituerait un atout.
• Attester de compétences organisationnelles et en matière de gestion de projets/programmes avec une expérience significative en matière de fixation de délais, d’objectifs, de coûts et de ressources nécessaires à la réalisation des résultats opérationnels des programmes et/ou projets, conformément à l’approche de gestion axée sur les résultats;
• Être en mesure d’utiliser une approche participative dans la planification des projets, d’identifier les lacunes qui affectent la réalisation des résultats des programmes/projets, de concevoir et de mettre en œuvre les plans d’intervention nécessaires à la réalisation de la tâche souhaitée;
• Avoir la capacité de planifier, d’organiser, de contrôler les ressources et de veiller au respect des politiques, procédures et protocoles pour assurer la réalisation des objectifs spécifiques.