Associé.e aux achats Full Time NEW

Functional Responsibilities

1. Soutien aux services des achats

L’Associé.e aux achats fournira une variété de services d’assistance en matière de passation de marché, garantissant la cohérence et la qualité des étapes de travail effectuées, ainsi qu’un flux d’informations optimal :

• Rédiger la documentation des appels d’offres, des rapports d’évaluation et des soumissions d’attribution d’adjudication, en assurant la cohérence avec les règles et procédures de l’UNOPS en matière de passation des marchés
• Préparer les RFP, RFQ et des ITB, et assurer la finalisation de la part de la personne autorisée.
• Traiter les transactions d’achat dans l’ERP de l’UNOPS OneUNOPS
• Préparer et suivre des contrats, des bons de commande et des LTA/BPA ou leurs modifications.
• Maintenir et suivre le tableau de bord des contrats
• Traiter les factures pour les biens et services fournis en garantissant l’exactitude et l’exhaustivité de la documentation et le paiement en temps opportun en assurant leur suivi jusqu’à l’achèvement et informer les clients
• Recevoir, examiner, enregistrer et acheminer les communications entrantes et les demandes/factures d’achat
• Préparer des rapports, des tableaux, des graphiques, etc. en appliquant des compétences et des connaissances techniques en matière de présentation
• Préparer des statistiques et des rapports, y compris sur le volume des achats
• Entreprendre des actions de suivi de routine sur les achats
• Publier des annonces d’achats et de demande de prix
• Tenir à jour des rapports de suivi sur les activités d’achats et les travaux en cours
• Assurer le bon classement physique et électronique de tous les documents d’approvisionnement en conséquence
• Finalisation complète des spécifications des matériaux et des services selon les TDRs définies
• Coordonner avec l’unité logistique ou les équipes projets lors de la réception des biens, équipements et services en vue d’obtenir le bon rapport de livraison, le RIR (Rapport de réception et d’inspection)
• Guider et appuyer les équipes projets dans l’élaboration des rapports d’évaluation des fournisseurs
• Assurer la disponibilité de tous les documents justificatifs à des fins d’audit et d’examen

2. Planification des achats

• Élaborer un plan efficace des achats en collaboration avec le spécialiste des passations de marché et l’équipe procurement du bureau de l’Afrique du Nord.
• Participer au maintien et à la mise à jour du système de monitoring et d’évaluation de tous les facteurs reliés au processus des achats
• Interagir avec le gestionnaire de projet dans le cadre de la préparation des documents suivants: documents d’appels d’offres, listes d’approvisionnement, bons de commandes, etc… selon les spécifications et les procédures d’achat et d’approvisionnement de l’UNOPS
• Préparation de rapports mensuels sur les questions de passation des marchés

3. Gestion des appels d’offres

• Appuyer dans l’examen et l’évaluation des offres et/ou propositions reçues
• Analyser les attributions du marché le plus adéquat à soumettre au comité LCPC ou à un autre organisme statutaire désigné
• Préparer les soumissions au comité CPC, ou à l’autorité d’approbation adéquate
• Organiser les réunions du CPC (ou organe statutaire désigné) selon les besoins et communiquer au moins 24 heures à l’avance les documents pour examen
• Tenir à jour les dossiers du comité CPC ou de l’organisme statutaire désigné

4. Relations clients/parties prenantes et relations professionnelles

• Faciliter l’engagement et la fourniture de résultats et de services de haute qualité avec l’équipe afin d’atteindre l’excellence opérationnelle
• Travailler activement avec les clients pour fournir et échanger des informations sur une variété de problèmes dans les processus d’achats et les transactions, afin de fournir des services corrects et en temps opportun

5.Facilitation du partage des connaissances

• Entreprendre des actions de suivi de routine sur les problèmes de contrôle de qualité ou de gestion des connaissances des achats au nom du superviseur et informer le superviseur du statut
• Soutenir administrativement l’organisation et la prestation d’initiatives de formation et d’apprentissage pour le personnel en matière d’approvisionnement

L’Associé.e aux achats a un impact direct sur la réalisation des résultats des unités business concernées, des activités de projet, des services d’appui à la gestion des achats et des contrats, ce qui a une incidence sur la mise en œuvre rapide et efficace des services et livrables respectifs. Cela garantit la satisfaction du client et promeut l’image et la crédibilité de l’équipe et de l’unité business en tant que prestataire de services efficace dans les services d’appui aux projets. Cela renforce la position concurrentielle de l’UNOPS en tant que partenaire de choix en matière de développement durable et d’appui de projet dans le pays/la région desservie.

Education/Experience/Language requirements

Education

• Diplôme de Baccalauréat (BAC) exigé Master ou un Master/PhD en achats, en logistique, en administration des affaires, en administration publique, en administration des entreprises, en gestion des ressources humaines ou dans des disciplines équivalentes serait un atout et peut remplacer des années expérience mais n’est pas obligatoire.

Expérience professionnelle

• Six (6) ans d’expérience pertinente dans les services d’appui à la passation des marchés dans des organisations nationales ou internationales publiques ou d’entreprise est requise avec un diplôme d’études secondaires (BAC) ou deux (2) ans d’expérience pertinente dans les services d’appui à la passation des marchés dans des organisations nationales ou internationales publiques ou d’entreprise est requis avec un diplôme de licence.

Exigences supplémentaires

• Une expérience de travail avec différentes parties prenantes dans les pays en développement est souhaitable
• De l’expérience dans une organisation onusienne est souhaitable
• Dans les 6 ans d’expérience requise (avec le BAC), une expérience de deux (2) ans au minimum dans l’utilisation de logiciels bureautiques (MS Office) est requise
• Une expérience dans la gestion de systèmes de gestion de bases de données Web est un avantage
• Dans les 6 ans d’expérience requise (avec le BAC), un (1) an d’expérience dans l’utilisation de systèmes ERP est requise.

Langues

• Une bonne connaissance du français est requise.
• Une connaissance intermédiaire de l’anglais est requise.