Appui à la Gestion de Projet- Analyste (Re-publication, Kinshasa est un lieu d’affection avec famille) Full Time

• Coordonner la communication initiale avec les partenaires de mise en œuvre, en veillant à ce que l’intégration des nouveaux partenaires soit adaptée aux besoins des bailleurs et autres parties prenantes et soit alignée sur les directives du Fonds REDD+ en République Démocratique du Congo.
• Recueillir, analyser et examiner tous les documents pertinents pour la mise en place des subventions provenant des partenaires de mise en œuvre et des unités concernées du du Fonds REDD+ en République Démocratique du Congo.
• Gérer la préparation et la soumission des demandes internes d’approbation de subvention de l’UNOPS.
• Préparer, examiner et finaliser les accords de subvention en garantissant leur conformité aux règles et règlements de gestion des subventions de l’UNOPS et au manuel de gestion du projet.
• Coordonner les négociations et la communication avec les partenaires de mise en œuvre sur les accords de subvention et la planification du projet.
• Gérer le processus de configuration des profils des fournisseurs, y compris les informations bancaires des partenaires de mise en œuvre dans le système interne de l’UNOPS.

2.Gestion des subventions:

• Soutenir l’administration des subventions, y compris le suivi des rapports et le traitement des paiements aux partenaires de mise en oeuvre.
• Examiner, analyser et traiter les demandes de changement soumises par les partenaires de en oeuvre et demander l’approbation du superviseur.
• Coordonner l’application des outils de S&E avec les partenaires de mise en oeuvre, tels que les modèles de rapports narratifs et financiers.
• Évaluez les rapports d’avancement intermédiaires, les rapports d’achèvement de projet et les rapports financiers (d’audit) à l’aide d’un outil d’évaluation des performances conçu sur mesure pour le projet.
• Recueillir des informations sur la performance des subventions individuelles et soutenir la rédaction de divers rapports sur la performance substantielle et financière.
• Mettre en place un outil de suivi interne des projets UNOPS avec le Fonds REDD+ en République Démocratique du Congo.

3.Clôture de la subvention:

• Gérer et coordonner le processus de clôture des subventions en liaison avec les parties prenantes concernées, en vérifiant que toutes les obligations de subvention sont remplies par le partenaire de mise en œuvre.
• Analyser et examiner le rapport financier final soumis par le partenaire de mise en œuvre et traiter le paiement final, le cas échéant.
• Coordonner avec l’équipe financière de l’UNOPS pour garantir que les états financiers sont préparés et partagés avec les bailleurs du projet selon les besoins.

4.Soutien à la gestion de projet : planification, Coordination et Gouvernance du projet:

• Soutenir la planification globale, la coordination et la gouvernance du projet, y compris la liaison avec les parties prenantes, la préparation de documents de référence et des présentations sur la gestion globale, et sur les aspects financières et opérationnelles du projet.
• Faciliter des réunions régulières avec les parties prenantes du projets, telles que les réunions du conseil d’administration, les réunions de coordination mensuels avec les partenaires de mise en œuvre et les réunions ad hoc, en garantissant une facilitation et un suivi efficaces des actions.
• Analyser et identifier les problèmes, les risques et les défis opérationnels et financiers, et rédiger des mesures d’atténuation appropriées pour l’équipe de direction de l’UNOPS.

5.Gestion financière, suivi et reporting:

• Soutenir la gestion financière en rédigeant des plans de travail, des budgets, des rapports financiers et des mises à jour ponctuelles sur l’état des flux de trésorerie.
• Mettre en place les accords de projet/subvention et les budgets dans le système ERP de l’UNOPS et surveiller les budgets des projets, soutenir la préparation des révisions budgétaires dues en consultation avec le superviseur et l’unité financière, ainsi que les homologues concernés du projet.
• Surveiller la mise en œuvre des subventions et mettre en évidence de manière proactive les activités qui risquent d’être retardées pour les discussions internes à l’UNOPS et la décision sur les actions ultérieures.
• Soutenir l’élaboration et le suivi des audits annuels pour les partenaires de mise en œuvre évaluant leurs capacités en contrôle interne et gestion financière dans le cadre des accords de subventions émis par l’UNOPS.

6.Gestion des connaissances et communication:

• Entreprendre des opportunités de formation pour être en mesure de fournir des contributions sur les outils, approches et procédures pertinents, et assurer une mise en œuvre efficace du projet.
• Compiler les leçons apprises et les meilleures pratiques, et partager les connaissances et les meilleures pratiques au sein de l’équipe de projet et d’autres forums pertinents.
• Développer des protocoles de communication internes et externes.

7.Passation de marché et Ressources Humaines:

• Soutenir les processus d’approvisionnement liés à l’achat de services et de biens.
• Soutenir les processus Ressources Humaines tels que le recrutement de nouveaux membres du personnel.
• Soutenir l’administration des exigences de reporting au sein de l’UNOPS ainsi qu’au Fonds REDD+ en République Démocratique du Congo.
• Coordonner avec les collègues concernés pour demander des conseils sur les processus et procédures opérationnels.
• Effectuer d’autres tâches et tâches connexes au besoin.