Stagiaire aux achats Full Time

Sous l’autorité globale de la specialiste aux achats, le/la Stagiaire assumera les tâches suivantes :

1. Appuyer à la mise en œuvre du service des achats en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :

• Faire un suivi régulier de l’archivage de toutes les correspondances selon les règlements de l’UNOPS,
• Assister la specialiste aux achats pour le respect intégral des règles et procédures de l’UNOPS en matière de passation de marchés,
• Assister la specialiste aux achats à élaborer le plan de passation de marchés (PPM), en commun accord avec l’équipe technique,
• Assister la specialiste aux achats pour le suivi du processus de passation des marchés, AO avec les règles et les règlements de l’UNOPS,
• Assister la specialiste aux achats pour l’élaboration des dossiers techniques de sollicitation des marchés des travaux, y compris la rédaction des dossiers d’Appels d’Offres, des mémoires des travaux et des prescriptions techniques,
• Participer à l’organisation des visites de sites pendant la période de sollicitation afin d’orienter les soumissionnaires sur les conditions de site,
• Assister l’associée aux achats dans le processus de recouvrement des coûts dans OneUNOPS pour tous les services d’achats rendus par l’UNOPS aux projets et aux autres agences,
• Participer à la mise en œuvre des activités des achats conformément aux règles, règlements et stratégie de l’UNOPS,

2. Soutenir le processus de gestion des contrats et de l’approvisionnement en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :

• Assister la specialiste aux achats pour la logistique dans la gestion des contrats d’approvisionnement,
• Assister la specialiste aux achats dans le processus d’approvisionnement notamment la préparation des documents de consultations (RFQ, ITB, ou RFP), propositions pour leur évaluation préliminaire et demandes d’adjudication,
• Assister à la rédaction des documents contractuels,
• Assister au développement d’une base de données des fournisseurs et mettre à jour la liste des processus de sélection et des évaluations des fournisseurs.

3. Fournir au bureau et/ou projets un soutien administratif efficace dans le processus de passation des marchés, en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :

• Assister à l’élaboration des plans d’achats du bureau et/ ou projets et suivre leur exécution,
• Assurer un bon classement des dossiers relatifs aux achats et mettre en place un système de maintien des fichiers de travail des activités d’approvisionnement,
• Assister à la préparation des lettres, notes de services etc…
• Assister les projets et l’unité logistique lors de la réception des marchandises, des équipements et obtenir l’accusé de réception correcte, RIR, ou un certificat approprié attestant que l’inventaire a été fait,
• Veiller au rangement physique et numérique des pièces justificatives,
• Assister dans le partage des connaissances au sein du Bureau /projet pour atteindre les résultats suivants :
• Synthèses de leçons apprises et meilleurs pratiques en matière d’achats,
• Contribution aux réseaux de connaissances et communautés pratiques
• Réaliser toute activité demandée par le chargé de l’unité des achats et approvisionnements.

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