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Requête nº: req12290
Intitulé de poste: Program Development and Grants Coordinator – copy
Secteur d’activité: Protection et autonomisation des femmes
Type de contrat: Durée Déterminée
Taux d’occupation: Plein temps
Ouvert aux expatriés: Oui
Lieu de travail: Bamako, Mali
Descriptif du poste
International Rescue Committee (IRC) est une organisation humanitaire internationale neutre. Elle a été fondée en 1933 à l’initiative du célèbre physicien Albert Einstein. Aujourd’hui, IRC est l’un des leaders mondiaux en matière de secours, de réhabilitation, de protection, de développement post-conflit, de réinstallation et de plaidoyer pour les personnes affectées par les crises. La mission d’IRC est d’aider les personnes dont les vies et les moyens de subsistance sont détruits par les conflits et les catastrophes à survivre, se relever, et prendre en main leur avenir.
Au Mali, IRC réalise ses activités en étroite collaboration avec les organisations de la société civile, les autorités locales et les populations bénéficiaires. Les actions de l’IRC sont coordonnées à partir d’un bureau central à Bamako et des bureaux de terrain situés à Nara, Douentza, Tenenkou, Youwarou, Kidal, Menaka et Ansongo.
IRC Mali recherche un/e Program Developement and Grants Coordinator (Coordinateur/trice du développement des programmes et des subventions) qui sera base à Bamako. Le/a candidat/e idéal/e possède d’excellentes capacités en coordination et réseautage, en innovation et résolution efficiente de problèmes. Il/Elle est capable de travailler de manière effective avec les équipes programmes et les autres départements.
Aperçu de l’emploi / Résumé:
Coordinateur/trice du développement des programmes et des subventions coordonne – avec l’étroite collaboration du Directeur/trice Adjont/e des Programmes – la production des propositions de projets, des modifications et des rapports en temps opportun et de haute qualité, à soumettre aux bailleurs de fonds; fournit aux équipes programme et aux différents départements de support des conseils sur le respect des règles internes IRC et des règles bailleurs; est responsable de la gestion des documents contractuels en version papier et électronique et soutient la mission afin d’accroître la visibilité de l’IRC au Mali.
Principales responsabilités:
• Proposer des nouvelles opportunités de financement sur la base d’une première analyse stratégique qui tienne en compte du SAP, et effectuer le suivi et l’analyse des stratégies des bailleurs
• Coordonner le processus global de gestion des subventions de l’IRC Mali par des canaux efficaces de communications internes et externes
• Soutenir le directeur de pays / directeur/trice adjointe des programmes (DDP) dans la représentation dans le pays et agir en tant que point focal de l’information et de la communication afin de mettre en évidence les succès de l’IRC Mali à l’intérieur et à l’extérieur du Mali.
• Assurer la soumission en temps voulu de propositions et des rapports de haute qualité en étroite collaboration avec les responsables des programmes, des finances et des opérations
• Supporter le Directeur/trice adjoint/e des programme dans le roll out et implémentation de l’outil du PCM
o Assurer l’identification des besoins et la formation des PM et des points focaux départementaux pour chaque projet afin d’assurer l’utilisation et la mise en œuvre efficaces et systématiques de tous les outils et étapes du PCM.
o Assurer le développement, la mise à jour et la diffusion des principaux outils de reporting, d’orientation et d’information liés à la gestion du cycle de projet (ex: tableaux de bord de projet, mises à jour sur les plans d’actions, mises à jour sur les plans de reporting, BVA, etc.)
• Maintenir une compréhension large et approfondie des politiques, des règlements et des procédures des bailleurs de fonds et établir ces connaissances parmi les programmes et les membres de l’équipe opérationnelle
• Travailler avec les départements techniques et du Suivi & Evaluation pour s’assurer que les règles et attentes des bailleurs soit connue par les équipes et reflétées dans des rapports de qualité
• Gérer le Département des subventions en accompagnant le manager des partenariats et l’officier en communication
• Coordonner avec le siège (Europe et NY) pour les propositions et les questions liées aux subventions
• Fournir des formations au personnel de l’IRC Mali sur les sujets liés aux subventions
• Assurer que le système de gestion et de dépôt de l’information (copies dures et électroniques) soit correctement entretenu
• Contribuer avec toute l’équipe programme au développement et mise à jour du SAP et de ses documents
Le travail du coordonnateur/trice du développement des programmes et des subventions sera divisé en cinq principaux domaines de travail: les propositions, les rapports et le suivi des conventions, la conformité aux règles des donateurs, le développement du personnel et la gestion de la visibilité / de la communication et de l’information.
Propositions:
• Faire un premier choix stratégique des potentielles initiatives à soumettre à l’SMT pour discussion et décision sur la base du SAP pays
• Participer à toutes les réunions internes de stratégie de programme avec l’équipe de direction
• Coordonner l’élaboration des propositions pour de nouveaux projets en travaillant avec le personnel du programme et le manager des subventions, en assurant un examen approprié au niveau du siège.
• Assurer le lien avec le Technical Advisors et leur implication dans la rédaction des propositions
• Examiner les budgets, rédiger les narratifs budgétaires, modifier les propositions et s’assurer que les procédures OTIS (système de gestion des subventions) appropriées soient suivies.
• Assurer la liaison avec l’Unité de gestion des récompenses (HQ) de New York et de l’European Grant Units pour s’assurer que les propositions répondent aux normes internes, appliquer les principes du cadre du programme IRC (y compris les théories du changement du Outcomes Evidence Framework (OEF) de l’IRC, sont conformes à la stratégie Plan d’action (SAP) et Good & Great Standards), et sont conformes aux bailleurs de fonds.
Rapports et suivi des conventions:
• Coordonner la rédaction de tous rapports narratifs et faire le contrôle de qualité avant de les soumettre au siège et ensuite au bailleur.
• Veiller à ce que les rapports (trimestriels, intermédiaires ou finaux) ou les notes requises sur l’avancement des projets soient soumis à temps aux bailleurs;
• Travailler étroitement avec le Départements de Suivi et Evaluation et avec les coordinateurs techniques sectoriels pour que les indicateurs prévus dans le plan de suivi & évaluation de chaque projet répondent aux requêtes du bailleur
• Convoquer les réunions d’ouverture et de suivi, prévues dans le cadre du PCM et assurer un suivi approprié des problèmes soulevé et des points d’action décidés lors de ces réunions ensmable au point focal PCM du projet
Conformité aux règles des bailleurs de fonds:
• Agir en tant que point focal avec les bailleurs dans le pays sur les questions de gestion des subventions pour les projets en cours, passés et potentiels.
• Examiner les accords /contrats des bailleurs et coordonner leur validation avec les autres départements de l’IRC
• Veiller à ce que les subventions soient mises en œuvre conformément aux procédures de l’IRC et aux règlements pertinents des donateurs
• Maintenir et mettre à jour l’archive des subventions (copies papier et électroniques) liés aux subventions.
• Veiller à ce que les procédures et processus administratifs liés aux partenariats et aux sous-accords soient systématiquement mis en œuvre tout au long du programme, y compris les vérifications prealables de conformité, les accords de subvention, les décaissements et les rapports.
Développement du personnel:
• Assurer le renforcement continu des compétences du personnel national et international dans tous les départements dans le domaine de la gestion des subventions;
• Soutenir les équipes terrain par le biais de formations techniques ou méthodologiques relatives au reporting interne et externe, au suivi des conventions, a la conformité aux règles des bailleurs de fond.
• Assurer le respect des politiques de ressources humaines de IRC au cours du processus de recrutement;
• S’assurer que le personnel du département ait des objectifs de performance clairs, faire un suivie périodique de leur travail (réunions bilatérales) et évaluer leur performances;
• Promouvoir the IRC Way avec tous les personnels supervisés
Visibilité / Communication et gestion de l’information:
• Partager avec tout le personnel de l’IRC toute la documentation (propositions de subvention, rapports, budget, etc.) liées à leurs programmes spécifiques.
• Agir en tant que point focal d’information sur le Mali. En relation avec le directeur adjoint du pays (DDP), être en mesure de fournir des articles informatifs et variés de plusieurs sources concernant la situation politique et socioéconomique actuelle dans le pays.
• Participer aux réunions des bailleurs ou à d’autres réunions pertinentes (y compris les réunions de clusters) sur demande du DDP.
• Soutenir le Directeur du pays à rechercher activement des possibilités de financement au niveau national, en lien avec le siège (unité régionale et unités techniques).
• A travers l’officier en communication, créer des documents de communication (documents d’information, récits de médias) à utiliser dans le pays et à l’extérieur du Mali qui mettent l’accent sur les réalisations de IRC Mali dans son ensemble, dans des secteurs spécifiques et dans des projets spécifiques.
• Sur une base trimestrielle, s’assurer de la liaison avec l’équipe de relations extérieures IRC NY pour créer un calendrier de l’IRC et des histoires médiatiques externes mettant en évidence les succès d’IRC Mali.
Relations clés de travail:
Superviseur directe: Directeur adjoint des programmes
Le poste supervise directement: le manager des subventions
Autres contacts internes et / ou externes: Le/la coordinnateur/trice du développement des programmes et des subventions travaillera en étroite collaboration avec l’équipe de direction de l’IRC Mali (directrice adjointe des programmes, directeur adjoint des opérations, directeur pays et directrice financière adjointe), les coordinateurs techniques ainsi que le département Suivi et Evaluation afin d’assurer une gestion des subventions de qualité.
Profil
• Maîtrise ou équivalent dans les affaires internationales, le développement international ou équivalent
• Au moins 5 ans d’expérience dans la gestion des subventions et proposition / développement /
• Expérience internationale avec préférence en Afrique de l’Ouest.
• Connaissance préalable des règlements des donateurs ( BHA, USAID, ECHO, DFID, SIDA, Europaid etc.)
• Expérience réussie antérieure en développement de projets, rédaction de propositions et de rapports pour les bailleurs publics
• Un/e bon/ne communicateur/trice doté/e d’une forte gestion organisationnelle, de gestion du temps et de compétences analytiques
• Excellentes compétences interpersonnelles, culturelles et diplomatiques
• Forte maîtrise de l’écriture et de l’édition avec une attention particulière aux détails
• Flexibilité pour s’adapter aux exigences changeantes
• Forte capacité à conseiller et à renforcer les capacités du personnel
• Capacité à gérer les priorités multiples et concurrentes, respecter des délais exigeants et travailler sous pression dans des environnements de sécurité instables
• Connaissances informatiques solides
• La maîtrise de l’anglais et du français, parlé et écrit, est essentielle
• Une précédente expérience avec l’IRC serait un atout
