Gestionnaire Principal des Finances et de l’Administration – Gabon Full Time Senior level NEW

Description du poste : Gestionnaire Résident des Finances et de l’Administration – Gabon

Titre du poste : Gestionnaire Résident des Finances et de l’Administration

Nombre de poste : 1

Lieu d’affectation : Libreville

Durée du contrat: Un an, renouvelable 

Début : Octobre 2024

Superviseurs Hiérarchiques : Gestionnaire de Programme Résident 

Résumé: Le National Democratic Institute for International Affairs (NDI) recherche un Gestionnaire Résident expérimenté en finance et administration pour gérer les fonctions financières et administratives de son bureau de Libreville dans le cadre de la mise en œuvre d’un projet visant à soutenir une transition démocratique participative au Gabon. Le rôle consiste à assurer l’efficacité des opérations, de la gestion financière et de la logistique du bureau de Libreville et à diriger le personnel financier et administratif du bureau. Sous la responsabilité du directeur national, le Gestionnaire Résident gérera le personnel financier et administratif et coordonnera les opérations quotidiennes avec les équipes du siège. Ses responsabilités comprendront la supervision des systèmes financiers et administratifs, des ressources humaines et de la sécurité, tout en veillant au respect des normes des donateurs et des normes institutionnelles. Ce poste sera disponible en octobre 2024, sous réserve de la réception du financement prévu.

FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS ESSENTIELLES

Gestion financière :

• Maintenir et mettre en œuvre des systèmes de gestion financière et de contrôle interne pour assurer la conformité avec les règlements financiers des donateurs et des institutions, ainsi qu’avec les politiques et procédures de NDI.
• Préparer, analyser et soumettre des rapports financiers, des rapprochements mensuels, des demandes de prélèvement et d’autres documents au siège en temps voulu, en veillant à l’exactitude et à la transparence.
• Gérer les finances du bureau, y compris le paiement des salaires et des avantages sociaux, les processus d’achat et de paiement, tout en veillant au respect des lois fiscales et des réglementations financières locales.
• Superviser la gestion financière des sous-bénéficiaires, en collaboration avec les équipes de Washington, D.C., et évaluer les systèmes de gestion des sous-bénéficiaires tout en veillant à la conformité des rapports financiers.

Supervision administrative et opérationnelle :

• Développer et maintenir des systèmes de gestion de bureau, notamment en ce qui concerne la logistique, la gestion du personnel et la paie, en conformité avec les lois fiscales nationales.
• Superviser les systèmes d’archivage et les bases de données comptables et administratives du bureau de Libreville.
• Gérer la mise en œuvre des politiques d’approvisionnement, de voyages, d’assurances et de logistique, garantissant le soutien logistique nécessaire pour les événements du bureau, tels que les réunions et les ateliers.
• Superviser les ressources humaines, notamment en assurant la conformité avec le droit du travail local et en collaborant avec l’équipe des ressources humaines à Washington, D.C. pour les questions de gestion du personnel.

Gestion des subventions :

• Coordonner l’attribution, la gestion et la supervision des sous-subventions et veiller au respect des lignes directrices des donateurs et des politiques institutionnelles, en collaboration avec le personnel du siège et des sous-subventions.
• Examiner et approuver les rapports financiers des sous-récipiendaires et veiller au décaissement en temps utile des fonds des sous-récipiendaires.
• Fournir des conseils et renforcer les capacités des sous-bénéficiaires en matière de gestion financière et de conformité.
• Gérer les systèmes financiers et les contrôles internes des sous-bénéficiaires en collaboration avec l’équipe chargée des subventions à Washington, D.C.

Audit et conformité :

• Diriger la préparation et la coordination des audits internes et externes, en collaboration avec l’équipe comptable à Washington, D.C., et fournir la documentation et le soutien nécessaires.
• Veiller à ce que les pratiques administratives et les opérations financières soient conformes aux réglementations des donateurs, aux normes du NDI et aux exigences légales locales.
• Superviser la mise en œuvre des mesures de sécurité et veiller au respect des protocoles de sécurité.

Leadership d’équipe :

• Superviser les équipes financières et administratives, en veillant à ce que les performances du personnel soient conformes aux objectifs de l’organisation et du projet.
• Collaborer étroitement avec les équipes du siège et du pays pour coordonner les opérations quotidiennes et résoudre les problèmes financiers et administratifs.
• Assurer la direction dans le développement organisationnel, la planification financière et la mise en œuvre de la stratégie.

COMPÉTENCES ET APTITUDES REQUISES

• Excellentes compétences interpersonnelles et en résolution de problèmes pour interagir efficacement avec les équipes, les partenaires et les prestataires.
• Expérience confirmée en gestion financière ainsi qu’en gestion de subventions et sous-subventions internationales.
• Maîtrise des outils Google, Microsoft Office et des logiciels comptables comme NetSuite et Costpoint.
• Connaissance approfondie des politiques des donateurs internationaux, telles que USAID, et des exigences de conformité.
• Capacité à analyser les règlements et les directives du gouvernement gabonais, du NDI et des donateurs.
• Excellentes aptitudes à la communication, à la fois à l’oral et à l’écrit, pour présenter des informations financières complexes et répondre aux questions.
• Maîtrise du français et de l’anglais.
• Grande attention aux détails et capacité à gérer des informations confidentielles.
• Compétence à travailler de manière autonome et en équipe multidisciplinaire.
• Capacité à évoluer dans un environnement politique en toute impartialité.
• Intégrité, transparence, flexibilité et bon jugement dans la prise de décisions.

QUALIFICATIONS ET/OU EXPÉRIENCE

• Une licence en finance, comptabilité, administration des affaires ou dans un domaine connexe.
• Au moins 9 ans d’expérience en gestion financière, de préférence dans des projets financés par des donateurs et/ou des ONG internationales.
• Expérience confirmée de la gestion des sous-subventions, y compris l’évaluation des rapports financiers, la gestion des risques et la garantie de la conformité.
• Expérience en gestion des ressources humaines, des achats et de l’administration de bureau, en particulier dans un contexte international.
• Connaissance du droit du travail gabonais, des régulations fiscales et des pratiques financières locales.
• Expérience avérée dans la gestion d’audits et la mise en conformité avec les exigences des donateurs et des régulateurs.

Rémunération : 

Les salaires pour tous les postes sont proportionnels à l’expérience et à l’échelle salariale du NDI. En plus des salaires, des avantages tels que les soins de santé et la pension, ainsi que des indemnités de transport et de communication seront fournis. NDI est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité des chances et ne pratique aucune discrimination fondée sur la race, l’appartenance ethnique, l’origine nationale, l’affiliation politique, la religion, le sexe, le handicap ou l’orientation sexuelle.

Comment postuler ?

Les candidats intéressés doivent soumettre une lettre de motivation et un CV. Veuillez inclure deux références d’emplois antérieurs ou d’expériences académiques.  Les dossiers de candidature doivent être envoyés à centralafrica@ndi.org au plus tard le 10 Octobre 2024. Les candidat.es intéressé.e.s par cet appel à candidature sont prié.e.s d’envoyer : 

• Un CV complet (en français), comprenant les contacts (E-mail ou numéro de téléphone) de trois références professionnelles
• Une lettre de motivation (en français).
• Une photocopie des diplômes universitaires et /ou professionnels 

Le NDI n’acceptera que des candidatures soumises par email . Seules les candidats dont les dossiers ont été  présélectionnés seront appelés  pour un test complémentaire et l’interview.

A PROPOS DU NDI

Le National Democratic Institute for International Affairs est une organisation non gouvernementale à but non lucratif et non partisane basée à Washington D.C., dont la mission est de soutenir ceux qui travaillent à la mise en place et au maintien des rouages des pratiques démocratiques dans leur pays. Depuis sa création en 1983, et au cours des trois dernières décennies, le NDI a travaillé dans plus de 150 pays à travers le monde, non seulement en aidant au développement des partis politiques, des assemblées législatives, des organisations de la société civile et d’autres institutions, mais aussi en facilitant leur interaction les uns avec les autres et avec le public, afin de garantir que la démocratie donne lieu à des élections crédibles, à une prise de décision réfléchie et réactive et, en fin de compte, à des sociétés stables et prospères.

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