PROFESSION | Gestionnaire de bureau (secrétaire bilingue) | |
INSTITUTION | Commission de la CEDEAO | |
CLASSE | G5 / G6 / G7 | |
SALAIRE ANNUEL | 22 874,74 UC 36 091,78 USD / 27 323,27 USD 43 110,66 USD / 31 870,30 UC 50 284,96 USD | |
STATUT | PERMANENT | |
AGENCE | ||
DÉPARTEMENT | Bureau du président – Représentant résident GHANA | |
DIRECTION | ||
DIVISION | ||
SUPERVISEUR DE LIGNE | Le représentant résident – GHANA | |
SURVEILLANCE | ||
LIEU D’AFFECTATION | ACCRA | |
Les candidatures doivent être envoyées à: b15repghoffmngbs@ecowas.int
APERÇU DU RÔLE Sous la direction et la supervision directe du Représentant Résident du Président de la Commission de la CEDEAO au Cap-Vert, le Chef du Bureau devrait jouer un rôle essentiel dans le bon fonctionnement du bureau. De l’accueil des visiteurs, à la réception des appels, en passant par la prise de rendez-vous, l’organisation du planning de son supérieur, la rédaction des correspondances et le remplissage des documents. Il / elle doit être assez accessible et réactif face aux demandes concurrentes des parties internes et externes.
RÔLE ET RESPONSABILITÉS § Gérer l’agenda et le calendrier du superviseur, organiser et gérer les rendez-vous; recevoir et accueillir les visiteurs; faire des appels téléphoniques; vérifier les appels entrants pour s’assurer de leur importance et de la possibilité de répondre ou de les transférer au superviseur. § Organiser des réunions; recevoir, rédiger, taper et faire le suivi des lettres administratives; réserver des salles de réunion; demander et fournir des fournitures au bureau. § Créer un système d’enregistrement des courriers entrants et sortants; assurer l’archivage électronique et le dépôt électronique des documents à l’aide du logiciel ECM pour une récupération facile lorsque le besoin s’en fait sentir; gérer les documents (entrants et sortants, classement des lettres); assurer le suivi des documents soumis pour signature ou approbation. § Connaissance de Ms Office, ECM et autres logiciels Ecolink lorsque cela est possible. Démontrer des compétences en traitement de texte en anglais, français et / ou portugais. • Assiste les collègues dans les tâches administratives; • Contribue à l’effort d’équipe en réalisant des résultats connexes au besoin; • Entreprend toutes autres tâches qui peuvent être assignées par le superviseur.
QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE ACADÉMIQUES • HND ou équivalent en secrétariat ou en administration dans un domaine connexe d’une université reconnue. • Six (6) années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans les services administratifs, les services de secrétariat, y compris des tâches telles que la tenue des registres du personnel et des finances, la planification et / ou la mise en œuvre de la coopération technique; • Compréhension des politiques, procédures et processus liés à l’administration, et capacité à recommander des logiciels et des systèmes administratifs appropriés à utiliser; • Compétence technique dans les systèmes de classement ECM pertinents et les procédures, directives et processus liés à la correspondance pour la préparation et l’utilisation de documents administratifs et de modèles; • Démontrer un bon jugement et la capacité de prendre des décisions raisonnables avec peu de supervision. • connaissance des logiciels informatiques connexes et des systèmes de classement ECM pertinents et des procédures, directives et processus liés à la correspondance pour la préparation et l’utilisation de documents administratifs et de modèles;
LIMITE D’ÂGE Avoir moins de 50 ans. Cette disposition ne s’applique pas aux candidats internes.
COMPÉTENCES CLÉS DE LA CEDEAO • capacité à fournir des suggestions basées sur ses propres observations qui amélioreront la façon dont le travail est accompli et conduiront avec confiance leur mise en œuvre comme demandé; • expérience démontrée de travail efficace en tant que membre d’équipe, de mentorat d’équipes et occasionnellement de la direction de discussions et / ou du remplacement d’autres rôles de premier plan au besoin; • capacité à soutenir l’équipe en se tenant au courant des initiatives, des événements et des besoins de l’équipe, en aidant les chefs d’équipe au besoin; • capacité à travailler sous pression et à être fiable pour les résultats; • capacité d’assumer la responsabilité de sa propre carrière et de ses performances et de s’engager régulièrement et de manière indépendante dans des activités d’auto-évaluation • Capacité à développer et à maintenir les compétences et l’expertise nécessaires pour s’acquitter efficacement de son rôle. • Excellentes compétences en éthique de travail, positivité, motivation, flexibilité et résolution de problèmes pour exécuter les tâches associées au poste; • Capacité à prendre des initiatives pour résoudre des problèmes semi-courants et faire des recommandations pour améliorer la qualité / quantité des services aux clients; • Désir ardent d’aider les autres dans une variété de circonstances pertinentes pour son propre domaine de travail et de se référer à la personne appropriée pour obtenir de l’aide supplémentaire au besoin; • Capacité de travailler en équipe pour articuler les besoins des clients; • Capacité de gérer efficacement son temps et de respecter les normes de service et les objectifs liés aux responsabilités attribuées. • comprend comment accéder aux ressources ou services internes pour accroître la sensibilisation culturelle et cherche activement à améliorer les compétences multiculturelles lors de l’interaction avec d’autres personnes ayant des origines culturelles et linguistiques diverses, en particulier en Afrique de l’Ouest; • capacité à écouter attentivement les idées, les demandes et les préoccupations des gens et à comprendre, internaliser et développer les compétences de gestion de la diversité conformément aux règles / politiques de la CEDEAO; • capacité et responsabilité d’intégrer les perspectives de genre et d’assurer la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail; • Capacité à reconnaître les notions préconçues et les vues stéréotypées de certains groupes et individus et à adopter avec succès des comportements inclusifs et culturellement appropriés; • une compréhension de base du mandat des organisations de la CEDEAO et de ses fonctions, en particulier celles de leur propre institution / agence; • connaissance des procédures et pratiques de routine de la CEDEAO en ce qui concerne les responsabilités attribuées et les outils de travail; • capacité à appliquer les normes de la CEDEAO pour l’envoi de courriers électroniques et autres tâches de routine et à conserver des registres et des informations relatives au travail assigné conformément aux règles et règlements; • Capacité à appliquer les procédures de la CEDEAO pertinentes aux tâches et à démontrer sa compréhension des systèmes, processus, règles et / ou normes associés suffisamment pour expliquer leur nécessité et identifier les erreurs et les conséquences.
• compétences en calcul avec la capacité de collecter, rassembler, classer et résumer les données en suivant des instructions claires et simples; • capacité à innover avec des procédures établies en vue d’améliorer les performances et / ou les résultats; • capacité de détecter et de corriger les erreurs et de conserver des enregistrements précis d’indicateurs / d’informations simples; • Capacité de rassembler et d’organiser des informations et des données d’une manière simple et compréhensible. • capacité de fournir des informations exactes et complètes au superviseur / collègues / clients sur demande, en faisant preuve de discernement, de tact et de diplomatie; • aptitude à utiliser des ordinateurs avec des compétences avancées en traitement de texte, y compris une connaissance pratique des tableurs, des bases de données, de l’inter / intranet, du courrier électronique et des médias sociaux; • capacité de lire / écouter et comprendre les instructions de routine et de les exécuter avec une supervision limitée; • aptitude à produire des documents écrits clairs, concis, logiques et grammaticalement corrects dans au moins deux des trois langues officielles de la CEDEAO et à avoir une maîtrise égale de la langue verbale; • capacité d’aborder les problèmes avec les autres de manière franche, polie, opportune et directe; • Maîtrise des technologies de l’information et de la communication (TIC); • Maîtrise des expressions orales et écrites dans l’une des langues officielles de la CEDEAO de la Communauté (anglais, français et portugais). La connaissance d’un autre sera un avantage supplémentaire. • capacité à organiser des tâches de travail de routine, à identifier des solutions pour faire face aux priorités conflictuelles ou à l’incertitude dans l’exécution de tâches nouvelles ou changeantes; • capacité à développer des objectifs de travail et à identifier les étapes nécessaires pour atteindre ces objectifs; • capacité de comprendre et de contribuer aux objectifs de l’équipe ou de l’unité de travail selon les directives du superviseur; • Capacité à travailler selon des pratiques de bureau bien établies et à équilibrer plusieurs tâches dans les délais fixés. |
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