Au Mali, l’IRC mène ses activités en étroite collaboration avec les organisations de la société civile, les autorités locales et les populations bénéficiaires. Les actions de l’IRC sont coordonnées depuis un bureau central à Bamako et des bureaux extérieurs à Nara, Douentza, Tenenkou, Youwarou, Kidal, Menaka et Ansongo.
IRC Mali est à la recherche d’un coordinateur de développement de programmes et de subventions basé à Bamako. Le candidat idéal possède d’excellentes capacités de coordination et de réseautage, d’innovation et de résolution de problèmes efficaces. Il / elle est capable de travailler efficacement avec les équipes de programme et d’autres départements.
Aperçu / résumé du poste:
Le coordonnateur de l’élaboration des programmes et des subventions coordonne – en étroite collaboration avec le directeur adjoint des programmes – la production de propositions de projets, d’amendements et de rapports en temps opportun et de haute qualité à soumettre aux donateurs; conseille les équipes de programme et soutient les départements sur le respect des règles de l’IRC et des donateurs; est responsable de la gestion des documents contractuels en version papier et électronique et soutient la mission visant à accroître la visibilité de l’IRC au Mali.
Principales responsabilités:
• Proposer de nouvelles opportunités de financement sur la base d’une analyse stratégique initiale qui prend en compte la stratégie du pays, et suivre et analyser les stratégies des donateurs.
• Coordonner le processus global de gestion des subventions de l’IRC Mali grâce à des canaux de communication internes et externes efficaces.
• Soutenir le Directeur Pays / Directeur Adjoint du Programme (DDP) dans la représentation du pays et agir en tant que point focal d’information et de communication pour mettre en évidence les succès de l’IRC Mali à l’intérieur et à l’extérieur du Mali.
• Assurer la soumission en temps opportun de propositions et de rapports de haute qualité en étroite collaboration avec les responsables des programmes, des finances et des opérations.
• Accompagner le Directeur Adjoint des Programmes (DDP) dans le déploiement et la mise en œuvre de l’outil PCM.
o Assurer l’identification des besoins et la formation des PM et des points focaux départementaux pour chaque projet afin d’assurer l’utilisation et la mise en œuvre efficaces et systématiques de tous les outils et étapes du PCM.
o Assurer le développement, la mise à jour et la diffusion des principaux outils de reporting, d’orientation et d’information liés à la gestion du cycle de projet (ex: tableaux de bord de projet, mises à jour sur les plans d’actions, mises à jour sur les plans de reporting, BVA, etc.)
• Maintient une compréhension large et approfondie des politiques, réglementations et procédures des donateurs et renforce ces connaissances parmi les programmes et les membres de l’équipe opérationnelle
• Travailler avec les départements technique, financier, de la chaîne d’approvisionnement et du S&E pour s’assurer que les règles et les attentes des bailleurs de fonds sont connues des équipes et reflétées dans les rapports de qualité.
• Gérer le département des subventions en soutenant le responsable des partenariats et le responsable des communications
• Coordonner avec le siège (Europe et New York) pour les informations / informations sur les donateurs, le développement commercial et la conformité de la mise en œuvre des subventions
• Fournir une formation au personnel de l’IRC Mali sur des sujets liés aux subventions
• S’assurer que le système de gestion de l’information et d’archivage (copies papier et électroniques) est correctement entretenu
• Avec l’équipe du programme, contribuer à l’élaboration et à la mise à jour du plan stratégique (PAS) du programme de pays et des documents connexes.
Le travail du coordonnateur de l’élaboration des programmes et des subventions sera divisé en cinq domaines principaux: propositions, rapports et suivi des récompenses, respect des règles des donateurs, développement du personnel et visibilité / communication et gestion de l’information.
Les propositions:
• Faire un premier choix stratégique d’initiatives potentielles à soumettre au SMT pour discussion et décision sur la base du PAS.
• Participer à toutes les réunions internes de stratégie de programme avec l’équipe de direction
• Coordonner l’élaboration des propositions de nouveaux projets en travaillant avec le personnel du programme et le gestionnaire des subventions, en veillant à un examen approprié au niveau du siège.
• Assurer la liaison avec les conseillers techniques et assurer leur implication dans la rédaction des propositions.
• Examiner les budgets, rédiger des récits budgétaires, modifier les propositions et s’assurer que les procédures OTIS (système de gestion des subventions) appropriées sont suivies.
• Assurer la liaison avec l’Unité de gestion des récompenses (HQ) pour s’assurer que les propositions répondent aux normes internes, appliquer les principes du cadre du programme IRC (y compris les théories du changement du Cadre de preuves des résultats (OEF) de l’IRC, sont conformes au Plan d’action stratégique de l’IRC Mali (PAS ) et Good & Great Standards) et sont conformes aux normes des donateurs.
• Participer à des réunions avec les représentants des donateurs dans le pays pour discuter des programmes en cours et futurs en préparant – le cas échéant – des documents ad hoc.
Reporting et suivi des récompenses:
• Coordonner la rédaction de tous les rapports narratifs et faire un contrôle de qualité avant de les soumettre au siège puis au donateur (s’ils ne sont pas soumis au niveau du siège).
• Veiller à ce que les rapports (trimestriels, intermédiaires ou définitifs) ou les notes d’avancement du projet requises soient soumis aux donateurs à temps;
• Travailler en étroite collaboration avec le Département de S&E et les coordinateurs techniques du secteur pour s’assurer que les indicateurs du plan de S&E de chaque projet répondent aux exigences du donateur.
• Convoquer les réunions d’ouverture et de suivi prévues dans le cadre du PCM et assurer un suivi approprié des questions soulevées et des points d’action décidés lors de ces réunions à soumettre au point focal PCM du projet.
Respect des règles des donateurs:
• Agir en tant que point focal avec les donateurs dans le pays sur les questions de gestion des subventions pour les projets actuels, passés et potentiels.
• Examiner les accords / contrats avec les donateurs et coordonner leur validation avec les autres départements de l’IRC.
• Veiller à ce que les subventions soient mises en œuvre conformément aux procédures de l’IRC et aux réglementations pertinentes des donateurs
• Maintenir et mettre à jour les archives des subventions (copies papier et électroniques) liées aux subventions.
• Veiller à ce que les procédures et processus administratifs liés aux partenariats et aux sous-accords soient systématiquement mis en œuvre tout au long du programme et conformément à la politique PEERS de l’IRC, y compris les audits de pré-conformité, les accords de subvention, les décaissements et les rapports.
Développement du personnel:
• Assurer le renforcement continu des capacités du personnel national et international dans tous les départements dans le domaine de la gestion des subventions;
• Soutenir les équipes de terrain par une formation technique ou méthodologique en matière de reporting interne et externe, de suivi des conventions et de respect des règles des bailleurs de fonds.
• Assurer le respect des politiques de ressources humaines d’IRC pendant le processus de recrutement;
• S’assurer que le personnel du département a des objectifs de performance clairs, suivre périodiquement son travail (réunions bilatérales) et évaluer son rendement;
• Faites la promotion du IRC Way auprès de tout le personnel supervisé.
Visibilité / Communication / Représentation et gestion de l’information:
• Partager avec tout le personnel de l’IRC tous les documents (propositions de subventions, rapports, budget, etc.) relatifs à leurs programmes spécifiques.
• Agir en tant que point focal pour l’information sur le Mali. En collaboration avec le Directeur Pays Adjoint (DDP), être en mesure de fournir des articles informatifs et divers provenant de diverses sources concernant la situation politique et socio-économique actuelle dans le pays.
• Participer aux réunions des donateurs ou à d’autres réunions importantes (y compris les réunions du cluster) à la demande du DDP.
• Aider le directeur de pays à rechercher des opportunités de financement au niveau des pays, en liaison avec le siège (unités régionales et techniques).
• Par le biais du chargé de communication, créer des supports de communication (documents d’information, reportages médiatiques) à utiliser dans le pays et à l’extérieur du Mali qui met en évidence les réalisations de l’IRC Mali dans son ensemble, dans des secteurs spécifiques et dans des projets spécifiques.
• Assurer la liaison avec l’équipe des relations extérieures de l’IRC pour créer des supports de communication de l’IRC Mali destinés à une diffusion externe (exemples: un calendrier de l’IRC et des reportages dans les médias externes mis en évidence les succès d’IRC Mali).
Principales relations de travail:
Superviseur direct: Directeur adjoint des programmes
Le poste supervise directement: Responsable des partenariats et Responsable des communications
Autres contacts internes et / ou externes: Le coordinateur de la subvention travaillera en étroite collaboration avec l’équipe de direction de l’IRC Mali (directeur adjoint du programme, directeur adjoint des opérations, directeur pays et directeur adjoint des finances), les coordinateurs techniques et le département du suivi et de l’évaluation pour assurer une gestion des subventions de qualité.
Qualifications
• Master ou équivalent en affaires internationales, développement international ou équivalent
• Au moins 5 ans d’expérience en gestion de subventions et en proposition / développement
• Expérience internationale de préférence en Afrique de l’Ouest.
• Connaissance préalable des conditions des bailleurs de fonds (BHA, USAID, ECHO, DFID, SIDA, AFD, Europaid etc.).
• Expérience antérieure réussie dans l’élaboration de projets, la rédaction de propositions et l’établissement de rapports pour les donateurs publics.
• Un bon communicateur avec de solides compétences en gestion organisationnelle, en gestion du temps et en analyse
• Excellentes compétences interpersonnelles, culturelles et diplomatiques
• Solides compétences en rédaction et en édition avec une attention aux détails
• Flexibilité pour s’adapter à l’évolution des besoins
• Forte capacité à conseiller et à renforcer les capacités du personnel
• Capacité à gérer des priorités multiples et concurrentes, à respecter des délais exigeants et à travailler sous pression dans des environnements de sécurité instables
• Solides compétences informatiques
• La maîtrise de l’anglais et du français, parlés et écrits, est essentielle.
• Une expérience antérieure avec IRC serait un atout
Il s’agit d’un poste accompagné limité.
IRC est un employeur offrant l’égalité des chances.
IRC considère tous les candidats sur la base du mérite sans égard à la race, le sexe, la couleur, l’origine nationale, la religion, l’orientation sexuelle, l’âge, l’état matrimonial, le statut d’ancien combattant ou le handicap.
IRC ouvre la voie du mal à la maison.
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