Overview

Agent de gestion des installations itinérantes

 ADDIS ABEBA (ETHIOPIE)

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Le PAM recherche des candidats de la plus haute intégrité et du plus grand professionnalisme qui partagent nos principes humanitaires.

La sélection du personnel se fait sur une base concurrentielle et nous nous engageons à promouvoir la diversité et l’équilibre entre les sexes.

À PROPOS DU PAM

Le Programme alimentaire mondial des Nations Unies est la plus grande agence humanitaire mondiale de lutte contre la faim. La mission du PAM est de mettre fin à la faim dans le monde. Chaque jour, le PAM travaille dans le monde entier pour veiller à ce qu’aucun enfant ne se couche affamé et que les plus pauvres et les plus vulnérables, en particulier les femmes et les enfants, puissent avoir accès aux aliments nutritifs dont ils ont besoin.

En situation d’urgence, le PAM achemine les vivres là où ils sont nécessaires, sauvant ainsi la vie des victimes de la guerre, des conflits civils et des catastrophes naturelles. Après une urgence, le PAM utilise des vivres pour aider les communautés à reconstruire leurs vies brisées. Présente dans près de 80 pays, l’organisation possède l’empreinte mondiale, une présence profonde sur le terrain et les connaissances et relations locales nécessaires pour fournir un accès à des aliments nutritifs et contribuer à la recherche de solutions durables, en particulier dans nombre des régions les plus reculées et les plus fragiles du monde.

OBJET DE L’EMPLOI

Le portefeuille de services d’administration pour les opérations du PAM comprend des services de voyage pour les employés du PAM, la fourniture et la maintenance des installations les plus adaptées à leur objectif, la gestion de notre pool d’actifs et la mise en place d’une infrastructure et d’une capacité d’intervention d’urgence grâce à des services d’ingénierie sophistiqués, une gestion de flotte légère et des aménagements humanitaires avec des équipes de soutien administratif sur le terrain disponibles dans tous ces domaines. Nous visons toujours à respecter l’engagement du PAM en matière d’excellence en matière de coûts et de durabilité, en mesurant et en réduisant notre impact environnemental dans tout ce que nous faisons.

Le fonctionnaire d’administration sélectionné sera basé en Éthiopie et placé sous la supervision directe du chef de l’administration du bureau de pays .

RESPONSABILITÉS CLÉS (pas tout compris)

Dans les limites des pouvoirs qui lui sont délégués, le responsable de l’administration sera chargé de guider, de superviser et d’apporter un soutien à la gestion des activités de gestion. Plus spécifiquement, il / elle sera responsable des tâches suivantes:

  1. Contribue à l’élaboration de plans annuels stratégiques de l’administration relatifs aux stratégies à long terme et à l’amélioration des politiques, des systèmes et des procédures garantissant que les services fournis soutiennent les objectifs stratégiques du PAM et sont conformes aux politiques, normes et réglementations générales, tout en améliorant les processus et en facilitant une administration efficace. prestations de service;
  2. En ce qui concerne ce qui précède, veille à ce que l’engagement et la contribution des bureaux extérieurs soient représentés dans les discussions stratégiques pertinentes;
  3. Gère et / ou effectue l’analyse des données relatives à la gestion des installations afin de fournir à la direction et aux clients des informations et des rapports précis pour une planification et une prise de décision efficaces;
  4. Fournit une assistance informée au chef de l’administration en rapport avec la gestion des installations;
  5. Assure l’entretien régulier des bâtiments et des systèmes de construction (électricité, plomberie, climatisation, etc.), y compris l’identification des problèmes et les discussions avec des entrepreneurs appropriés et spécialisés;
  6. Supervise les services de restauration et élabore différents menus en accord avec les résidents du complexe;
  7. Maintient des normes d’hygiène de haute qualité dans la cuisine, les magasins d’alimentation et les zones communes des maisons d’hôtes; et si nécessaire, coordonner et assurer la liaison avec les utilisateurs de la maison d’hôtes pour l’achat des produits alimentaires requis;
  8. Effectuer des inspections sur place des installations concernées (bureaux, entrepôts et chambres d’hôtes) et fournir des orientations et des recommandations concernant les problèmes techniques courants et urgents;
  9. Veiller à ce que toutes les installations soient conformes aux normes du PAM relatives à la santé et à la sécurité, y compris la sécurité incendie et la sécurité industrielle;
  10. Gère et veille à ce que les travaux réalisés par les entrepreneurs (nettoyage, restauration, etc.) soient effectués rapidement, conformément aux contrats en vigueur et aux résultats attendus;
  11. Élaborer et mettre en œuvre des procédures normalisées pour l’entretien préventif et de routine de tous les équipements et équipements des installations;
  12. Supervise le personnel contractuel impliqué dans la gestion des installations, identifie les besoins de formation nécessaires et fournit une formation et des conseils techniques en conséquence;
  13. Assiste dans l’allocation et la gestion de l’espace des installations pour atteindre une efficacité maximale, coordonne les déménagements intra-bureaux en accord avec le chef de l’administration;
  14. Aide le chef de l’administration à identifier les zones nécessitant une rénovation et des rénovations des installations selon les besoins et harmonise ces besoins avec la politique de sécurité et de santé au travail de l’entreprise;
  15. Gère les ressources existantes dans les installations gérées par le PAM et fournit des estimations éclairées des nouvelles exigences en matière d’efficacité, de rentabilité et de rapidité des opérations et des services,
  16. Identifier et mettre en œuvre des solutions écologiquement durables dans la mesure du possible;
  17. Établir et entretenir le partenariat avec les parties prenantes du PAM, d’autres agences des Nations Unies et les administrations locales, en particulier lorsqu’il est impliqué dans des initiatives relatives aux locaux communs de l’ONU
  18. Suivre les pratiques habituelles en matière de préparation aux situations d’urgence pour que le PAM soit en mesure d’intervenir rapidement et de déployer les ressources nécessaires dans les zones touchées dès le début de la crise;
  19. Effectuer toute autre tâche selon les besoins.

QUALIFICATIONS MINIMUM STANDARD

Éducation:

Diplôme universitaire du niveau de la maîtrise en administration des affaires / administration publique, en ingénierie ou dans un autre domaine apparenté à la gestion et à l’administration de bureau, ou premier diplôme universitaire avec des années supplémentaires d’expérience de travail et / ou de formation / cours.

Expérience:

  • Au moins 6 ans d’expérience professionnelle en gestion de l’administration;
  • Au moins trois ans d’expérience professionnelle liée à une expérience complexe en gestion d’installations;
  • Expérience de travail internationale antérieure – avec une organisation des Nations Unies ou une organisation internationale est un atout;
  • Expérience avérée de l’approche de service à la clientèle réussie lorsqu’elle a répondu aux homologues / parties prenantes – à la fois internes et externes;
  • Vaste expérience de la gestion des contrats et des biens;
  • Expérience de la gestion d’équipes de personnel multifonctionnelles et culturellement diverses;
  • Expérience confirmée dans la conduite de projets et la mise en œuvre d’une vision stratégique dans des politiques fonctionnelles

Langues: 

  • Excellentes compétences en communication écrite et orale en anglais;
  • La maîtrise d’une deuxième langue officielle de l’ONU jusqu’à au moins un niveau intermédiaire est très appréciée.

EXPÉRIENCES DÉSIRÉES POUR L’ENTRÉE DANS LE RÔLE

  • Connaissance approfondie de la préparation et de la mise en œuvre des SOP;
  • Aptitude à examiner de manière critique les procédures et systèmes existants afin de recommander les améliorations nécessaires pour remédier aux faiblesses éventuelles et atténuer les risques;
  • Applique une connaissance approfondie des meilleures pratiques, concepts et principes d’administration ainsi qu’une compréhension avancée des normes, processus et infrastructures du PAM, afin de gérer l’optimisation dans l’ensemble de l’organisation et de conduire à des améliorations technologiques et de processus qui positionnent le PAM en tant que pionnier des services administratifs;
  • Surveille de manière proactive les performances et fournit un service de haute qualité répondant aux besoins des clients, en sollicitant leurs commentaires et en prenant en charge les problèmes des clients. Préempte les besoins des clients en fonction de l’expérience;
  • Connaissance et / ou expérience de la collaboration et de la mise en œuvre de projets de santé et de sécurité au travail dans le domaine de la gestion des installations;
  • Connaissance et expérience des procédures et pratiques de l’ONU, souhaitable

TERMES ET CONDITIONS

La durée de la mission de conseil est de 11 mois

DATE LIMITE POUR LES APPLICATIONS

Appliquer avant le 7 décembre 2018

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Les candidates et les candidats qualifiés des pays en développement sont particulièrement encouragés à postuler.

Le PAM ne tolère aucune discrimination et ne le fait pas sur la base du statut VIH / sida.

Les membres du Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB), de la Commission de la fonction publique internationale (CFPI), du Comité financier de la FAO, du Commissaire aux comptes du PAM, du Comité d’audit du PAM, du Corps commun d’inspection Corps commun d’intégration (JIU) et d’autres organismes similaires du système des Nations Unies ayant des responsabilités de supervision du PAM, à la fois pendant leur service et dans les trois ans qui suivent l’interruption de ce service.

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